E-Rechnung: Pflichten & Tipps für Selbstständige

• E-Rechnungspflicht ab 2025: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. 
• Übergangsfristen: Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 EUR weiterhin Papierrechnungen nutzen. PDF-Rechnungen und andere Rechnungen, die per Mail verschickt werden, sind in der Übergangszeit nur erlaubt, wenn der Empfänger einverstanden ist. 
• Formatvorgaben: E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. PDF-Rechnungen oder andere Rechnungen, die digital per E-Mail verschickt werden, sind keine E-Rechnungen. 
• Softwarebedarf: Sie benötigen eine geeignete Buchhaltungssoftware, um E-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten. Alle gängigen Buchhaltungsprogramme sollten in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten.  
• Automatisierung und Effizienz: E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere, fehlerfreie Verarbeitung und verbessern die Übersicht über Ihre Finanzen. 
• Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier, Porto und manuellen Arbeitsschritten sparen Sie Zeit und Geld. 

Ab dem 1. Januar 2025 startet eine neue Ära für die Rechnungsstellung in Deutschland: Die E-Rechnung kommt. Am Anfang entsteht für Sie dadurch etwas Arbeit, aber letztlich gewinnen Sie dabei. Ihre Buchhaltung wird digitaler und einfacher, es passieren weniger Fehler und Sie erhalten Ihr Geld schneller – alles Faktoren, die sich positiv auf Ihre Liquidität auswirken können.  

Mit den richtigen Tools und einem klaren Plan gelingt Ihnen die Umstellung zur E-Rechnung mühelos. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht und wie Sie sich darauf vorbereiten können.  

Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Version Ihrer bisherigen Rechnungen, die Sie per E-Mail an Ihre Kund*innen schicken. Sie wird in einem besonderen maschinenlesbaren Format erstellt, das es ermöglicht, die Daten direkt in Buchhaltungssysteme zu übernehmen. Das bedeutet: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und eine schnellere Verarbeitung. Das unterscheidet sie von Papierrechnungen oder herkömmlichen digitalen Rechnungen (etwa im PDF-, Word- oder Excelformat). 

Für Sie als Unternehmer*in bringt die Umstellung viele Vorteile, die Sie schnell zu schätzen lernen werden: Sie sparen Zeit, reduzieren den Verwaltungsaufwand und behalten gleichzeitig den Überblick über Ihre Finanzen. Und falls Sie noch kein professionelles Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm nutzen, könnte die E-Rechnungspflicht ein Anstoß für Sie sein, sich von Ihrem manuellen Rechnungswesen per Word oder Excel zu verabschieden. 

Mit der E-Rechnungspflicht setzt die Bundesregierung EU-Recht um. Sie wird eingeführt, um das EU-weite digitale Meldesystem „VAT in the Digital Age“ (ViDA) vorzubereiten. Damit soll Steuerhinterziehung und Umsatzsteuerbetrug in der EU verhindert werden. Zugleich geht es darum, Rechnungsprozesse digitaler, effizienter und sicherer zu gestalten. E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler minimiert. Das bedeutet für Sie: weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft. Die Umstellung bringt also nicht nur Vorteile für die Finanzverwaltung, sondern auch für Ihr Unternehmen. 

Ab 2025 wird die E-Rechnung für alle B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. Es gibt aber Übergangsregelungen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie wissen sollten: 

Die E-Rechnung wird ab 2025 schrittweise in Deutschland eingeführt. Dabei gelten folgende Fristen: 

• Ab dem 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und speichern können. Papierrechnungen bleiben übergangsweise erlaubt. Sonstige Rechnungen in anderen Formaten (PDF, Word etc.) sind nur noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. 
• Ab dem 1. Januar 2027: Papierrechnungen dürfen nur noch von Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 EUR ausgestellt werden. Nur diese Unternehmen dürfen Rechnungen in sonstigen Formaten verschicken, sofern der Empfänger zustimmt. 
• Ab dem 1. Januar 2028: Nur noch E-Rechnungen sind im B2B-Bereich erlaubt. 

Bei der Einführung der E-Rechnungspflicht gibt es folgende Übergangsregelungen:  

Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000 EUR dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen nutzen. Weitere Ausnahmeregeln etwa für Freiberufler*innen, Soloselbstständige oder Kleinunternehmer*innen gibt es nicht.  

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrscheine bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. 

Ab dem 1.1.2025 wird die E-Rechnung in Geschäftsbeziehungen zur Regel. Als Selbstständige*r müssen Sie ab diesem Stichtag in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten. Sie dürfen in der Übergangszeit aber weiterhin Ihre Rechnungen auf Papier verschicken. Erst ab dem 1. Januar 2028 sind Sie verpflichtet, maschinenlesbare E-Rechnungen an Ihre Geschäftskund*innen auszustellen. 

Es bringt Ihnen allerdings keinen Vorteil, die Übergangszeit bis zum Ende auszureizen. Die Einführung der E-Rechnung ist ein guter Anlasse, Ihre Buchhaltung zu modernisieren und langfristig Zeit und Kosten zu sparen. Nutzen Sie die Übergangszeit, um sich in Ruhe auf die Umstellung vorzubereiten, aber zögern Sie diesen Prozess nicht unnötig hinaus. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die E-Rechnung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen, dann laden Sie unser Handbuch herunter – es bietet Ihnen alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Einfach registrieren und direkt loslegen!  

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise für alle Unternehmen in Deutschland eingeführt, die im B2B-Bereich tätig sind. Nach einer dreijährigen Übergangszeit müssen alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Umsatz E-Rechnungen ausstellen – also auch kleine Unternehmen, Freiberufler*innen und Soloselbstständige. Wichtig: Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B). Im Umgang mit Privatkund*innen (B2C) bleibt die Nutzung von herkömmlichen Rechnungsformaten weiterhin erlaubt.  

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die Ihnen den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können: 

• Zeitersparnis: E-Rechnungen können direkt in Buchhaltungssysteme integriert und automatisch verarbeitet werden. Das spart Ihnen viel Zeit, die Sie anderweitig nutzen können. 
• Weniger Fehler: Durch die Automatisierung entfallen manuelle Eingaben, wodurch das Risiko von Zahlendrehern oder Verarbeitungsfehlern erheblich sinkt. 
• Schnellere Zahlungen: E-Rechnungen werden schneller übermittelt und verarbeitet, was bedeutet, dass Sie auch schneller bezahlt werden. Das stärkt Ihre Liquidität und sorgt für einen besseren Cashflow. 
• Kostenersparnis: Keine Ausgaben mehr für Papier, Druckertinte oder Porto. Zusätzlich reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Archivierung und Verwaltung Ihrer Rechnungen. 
• Bessere Übersicht: E-Rechnungen lassen sich leicht archivieren und durchsuchen, was Ihnen hilft, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten. Das macht die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben einfacher und erleichtert es Ihnen zum Beispiel, Ihre Steuererklärung selbst zu machen. 
• Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und bieten Ihnen mehr Sicherheit im Umgang mit Ihren Geschäftspartner*innen. 

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein Schritt hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Prozesse zu optimieren und langfristig erfolgreicher zu arbeiten.