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Inhalt
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Ab dem 1. Januar 2025 startet eine neue Ära für die Rechnungsstellung in Deutschland: Die E-Rechnung kommt. Am Anfang entsteht für Sie dadurch etwas Arbeit, aber letztlich gewinnen Sie dabei. Ihre Buchhaltung wird digitaler und einfacher, es passieren weniger Fehler und Sie erhalten Ihr Geld schneller – alles Faktoren, die sich positiv auf Ihre Liquidität auswirken können.
Mit den richtigen Tools und einem klaren Plan gelingt Ihnen die Umstellung zur E-Rechnung mühelos. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht und wie Sie sich darauf vorbereiten können.
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Version Ihrer bisherigen Rechnungen, die Sie per E-Mail an Ihre Kund*innen schicken. Sie wird in einem besonderen maschinenlesbaren Format erstellt, das es ermöglicht, die Daten direkt in Buchhaltungssysteme zu übernehmen. Das bedeutet: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und eine schnellere Verarbeitung. Das unterscheidet sie von Papierrechnungen oder herkömmlichen digitalen Rechnungen (etwa im PDF-, Word- oder Excelformat).
Für Sie als Unternehmer*in bringt die Umstellung viele Vorteile, die Sie schnell zu schätzen lernen werden: Sie sparen Zeit, reduzieren den Verwaltungsaufwand und behalten gleichzeitig den Überblick über Ihre Finanzen. Und falls Sie noch kein professionelles Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm nutzen, könnte die E-Rechnungspflicht ein Anstoß für Sie sein, sich von Ihrem manuellen Rechnungswesen per Word oder Excel zu verabschieden.
Mit der E-Rechnungspflicht setzt die Bundesregierung EU-Recht um. Sie wird eingeführt, um das EU-weite digitale Meldesystem „VAT in the Digital Age“ (ViDA) vorzubereiten. Damit soll Steuerhinterziehung und Umsatzsteuerbetrug in der EU verhindert werden. Zugleich geht es darum, Rechnungsprozesse digitaler, effizienter und sicherer zu gestalten. E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler minimiert. Das bedeutet für Sie: weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft. Die Umstellung bringt also nicht nur Vorteile für die Finanzverwaltung, sondern auch für Ihr Unternehmen.
Ab 2025 wird die E-Rechnung für alle B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. Es gibt aber Übergangsregelungen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie wissen sollten:
Die E-Rechnung wird ab 2025 schrittweise in Deutschland eingeführt. Dabei gelten folgende Fristen:
Fristen zur E-Rechnung im Überblick
Bei der Einführung der E-Rechnungspflicht gibt es folgende Übergangsregelungen:
Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000 EUR dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen nutzen. Weitere Ausnahmeregeln etwa für Freiberufler*innen, Soloselbstständige oder Kleinunternehmer*innen gibt es nicht.
Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrscheine bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Ab dem 1.1.2025 wird die E-Rechnung in Geschäftsbeziehungen zur Regel. Als Selbstständige*r müssen Sie ab diesem Stichtag in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten. Sie dürfen in der Übergangszeit aber weiterhin Ihre Rechnungen auf Papier verschicken. Erst ab dem 1. Januar 2028 sind Sie verpflichtet, maschinenlesbare E-Rechnungen an Ihre Geschäftskund*innen auszustellen.
Es bringt Ihnen allerdings keinen Vorteil, die Übergangszeit bis zum Ende auszureizen. Die Einführung der E-Rechnung ist ein guter Anlasse, Ihre Buchhaltung zu modernisieren und langfristig Zeit und Kosten zu sparen. Nutzen Sie die Übergangszeit, um sich in Ruhe auf die Umstellung vorzubereiten, aber zögern Sie diesen Prozess nicht unnötig hinaus.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die E-Rechnung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen, dann laden Sie unser Handbuch herunter – es bietet Ihnen alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Einfach registrieren und direkt loslegen!
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Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise für alle Unternehmen in Deutschland eingeführt, die im B2B-Bereich tätig sind. Nach einer dreijährigen Übergangszeit müssen alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Umsatz E-Rechnungen ausstellen – also auch kleine Unternehmen, Freiberufler*innen und Soloselbstständige. Wichtig: Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B). Im Umgang mit Privatkund*innen (B2C) bleibt die Nutzung von herkömmlichen Rechnungsformaten weiterhin erlaubt.
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die Ihnen den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können:
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein Schritt hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Prozesse zu optimieren und langfristig erfolgreicher zu arbeiten.
Vorlage
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Auch bei E-Rechnungen müssen bestimmte Angaben enthalten sein, damit sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und korrekt verarbeitet werden können. Diese Pflichtangaben sind:
Diese Angaben sorgen dafür, dass die Rechnungen korrekt verbucht, steuerlich anerkannt und ordnungsgemäß archiviert werden können. Achten Sie darauf, dass Ihre E-Rechnungen alle diese Pflichtangaben enthalten, um rechtliche und steuerliche Anforderungen zu erfüllen.
Für E-Rechnungen gibt es mehrere Formate, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und sich in der Praxis bewährt haben. Besonders verbreitet sind die beiden folgenden:
Jedes dieser Formate hat seine Stärken, und die Wahl des richtigen Formats hängt von Ihren individuellen Geschäftsanforderungen und den Erwartungen Ihrer Geschäftspartner*innen ab. In jedem Fall ermöglicht die Nutzung dieser Formate eine reibungslose und effiziente Verarbeitung Ihrer Rechnungen.
Das Erstellen von E-Rechnungen ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Mit der richtigen Software können Sie schnell und unkompliziert die gesetzlich geforderten elektronischen Rechnungen erstellen. Hier sind die wichtigsten Schritte:
Mit diesen Schritten ist das Erstellen von E-Rechnungen unkompliziert und effizient. Sie profitieren von einer automatisierten, rechtssicheren Rechnungsstellung und sparen gleichzeitig Zeit und Kosten.
Alle gängigen Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme sollten E-Rechnungen verarbeiten können. Prüfen Sie zur Sicherheit, ob das von Ihnen genutzte Programm an die neuen gesetzlichen Vorgaben angepasst wird.
Falls Sie noch kein digitales Buchhaltungsprogramm für Ihre Rechnungsstellung nutzen oder falls Sie auf der Suche nach einem neuen sind, sollten Sie darauf achten, dass es gut zu Ihren persönlichen Anforderungen bzw. denen Ihres Unternehmens passt. Es sollte nicht zu umfangreich und nicht zu teuer sein. Einige der bekannten Anbieter haben Versionen extra für kleine Unternehmen und Soloselbstständige im Programm, etwa sevDesk, Lexware, Fastbill oder Billbee.
Bei der Auswahl der richtigen Software sollten Sie folgende Kriterien berücksichtigen:
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist eine Chance, Ihre Buchhaltung effizienter und moderner zu gestalten. Mit der richtigen Vorbereitung und passenden Software können Sie den Umstieg zur E-Rechnung reibungslos meistern und von den vielen Vorteilen profitieren: Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und stärken Ihre Liquidität. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen – der Schritt zur E-Rechnung lohnt sich!
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt wird, um eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen zu ermöglichen. Die E-Rechnungspflicht gilt für B2B-Geschäfte.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und ab 2028 auch auszustellen.
Alle Unternehmen in Deutschland, die im B2B-Bereich tätig sind, müssen nach einer Übergangszeit bis 2028 E-Rechnungen ausstellen.
Sie benötigen eine geeignete Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen im geforderten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen kann. Die gängigen Buchhaltungsprogramme sollten auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 vorbereitet sein.
Sprechen Sie mit unseren Berater*innen über Ihre Situation, um zu klären, wie Sie aus der Krise kommen und was die nächsten Schritte sind.
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