Liquiditätsengpass erkennen und vermeiden

• Liquiditätsengpässe können Unternehmen akut gefährden. Das gilt besonders für Kleinunternehmen und Soloselbstständige. 
• Deshalb ist die Sicherung der Liquidität eine Ihrer wichtigsten Aufgaben als Unternehmer*in!  
• Mit einer einfachen Liquiditätsplanung können Sie finanzielle Engpässe früh erkennen und ggf. gegensteuern. 
• Schlechtes Rechnungsmanagement und unfertige Projekte sind häufige interne Ursachen für Liquiditätsprobleme. Verspätete Zahlungen von Kund*innen und saisonale Schwankungen sind verbreitete externe Gründe. 
• Bei Liquiditätsengpässen und drohender Zahlungsunfähigkeit ist schnelles Handeln gefragt, etwa die Kommunikation mit Gläubiger*innen und die Reduzierung von Fixkosten. 
• Steuerberater*innen, Schuldnerberatungen oder InStart (für Selbstständige aus Hamburg) können Ihnen weiterhelfen. 

Eine ausreichende Liquidität ist für Ihr Unternehmen essenziell, um die laufenden Ausgaben für Gehälter, Miete, Lieferantenrechnungen und Steuern pünktlich zu bezahlen. Ohne genügend flüssige Mittel besteht die Gefahr, dass Sie zahlungsunfähig werden und sogar Insolvenz anmelden müssen. Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben ist es daher, die Liquidität Ihres Unternehmens zu sichern und Liquiditätsengpässe zu vermeiden. In den nachfolgenden Absätzen werden wir Ihnen erläutern, wie Sie frühzeitig erkennen, ob Ihrem Unternehmen ein finanzieller Engpass droht und was Sie in diesem Fall tun können.

Unter Liquidität wird die kurzfristige Verfügbarkeit finanzieller Mittel verstanden, die notwendig ist, um alle laufenden Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen. Bei diesen Verpflichtungen kann es sich beispielsweise um die Miete für Ihr Büro, die Gehälter Ihrer Mitarbeiter*innen oder offene Rechnungen von Lieferanten handeln. Wenn Sie alle diese Dinge rechtzeitig bezahlen können, haben Sie ausreichend liquide (flüssige) Mittel, also etwa Bargeld und Guthaben auf Ihrem Bankkonto. Aber auch Wertpapiere und diskontfähige Wechsel werden dazu gerechnet, da sie schnell in Bargeld umgewandelt werden können.

Wenn Ihr Unternehmen nicht mehr in der Lage ist, alle seine Verbindlichkeiten pünktlich zu erfüllen, entsteht ein Liquiditätsproblem. Reagieren Sie darauf nicht umgehend und angemessen, besteht die Gefahr einer Insolvenz. Das bedeutet, dass Ihr Betrieb aufgrund fehlender finanzieller Ressourcen oder Überschuldung dauerhaft zahlungsunfähig wird. Das kann Ihnen sogar dann passieren, wenn die Auftragslage gut ist. Denn mögliche Gewinne in der Zukunft helfen wenig, wenn Sie heute nicht in der Lage sind, Ihre Rechnungen zu bezahlen.  

Ist ein Liquiditätsengpass erstmal eingetreten, ist er kaum zu übersehen: Sie erkennen ihn daran, dass sich die offenen Rechnungen auf Ihrem Schreibtisch stapeln und die Gläubiger*innen beginnen, ungeduldig zu werden. Spätestens wenn die ersten Mahnbescheide ins Haus flattern, ist es wirklich ernst.  

Aber weil es dann häufig schon zu spät ist, kommt es darauf an, den Engpass frühzeitig kommen zu sehen – und ihn wenn möglich durch kluges Handeln noch abzuwenden. Als Unternehmer*in ist es daher essenziell, dass Sie Ihre Finanzen stets im Blick behalten. Eine einfache Liquiditätsplanung hilft Ihnen dabei. Sie zeigt Ihnen, wie sich Ihre Einnahmen und Ausgaben in den kommenden Monaten voraussichtlich entwickeln werden und ob oder wann Ihr Unternehmen in die Zahlungsunfähigkeit zu rutschen droht. Riskant wird es immer dann, wenn Ihre Liquiditätsplanung dauerhaft zu hohe Ausgaben bei schwankenden Einnahmen erkennen lässt. Oder wenn die Forderungen langsam, aber stetig zunehmen, während die Umsätze stagnieren.  

Wie Sie ohne großen Aufwand eine solide Liquiditätsplanung erstellen und wie unsere Vorlage Ihnen dabei helfen kann, lesen Sie in unserem Ratgeber Liquiditätsplanung leicht gemacht. 

Aber auch die beste Liquiditätsplanung beinhaltet immer eine gewisse Unsicherheit. Niemand kann schließlich mit hundertprozentiger Sicherheit voraussagen, was die Zukunft bringt. Deshalb ist es ebenso wichtig, die Planung mit der tatsächlichen Entwicklung auf Ihrem Geschäftskonto abzugleichen.

Wenn Sie eine hohe Steuernachzahlung ereilt oder unerwartete Reparaturkosten anstehen, kann das zu einem akuten Liquiditätsengpass führen. Allerdings liegen die eigentlichen Ursachen dafür häufig tiefer. Wir schauen uns typische Gründe für finanzielle Schwierigkeiten im Unternehmen näher an. Ganz allgemein kann dabei zwischen internen und externen Ursachen unterschieden werden. 

Interne Ursachen für einen Liquiditätsengpass 
 

• Schlechtes Rechnungsmanagement: Möglicherweise setzen Sie auf Ihren Rechnungen sehr lange Zahlungsziele, insbesondere bei großen Aufträgen. Dies ist zwar in vielen Branchen durchaus üblich, führt jedoch dazu, dass Sie lange auf fest eingeplante Einnahmen warten müssen. Verschärft wird das Problem noch, wenn Sie gleichzeitig Ihre Rechnungen erst spät, also etwa einige Tage nach Fertigstellung eines Auftrags, verschicken. Wenn Projekte lange laufen und Sie zwischendurch keine Rechnungen stellen, gehen Sie in Vorleistung, und Ihnen fehlt während dieser Zeit der Umsatz aus dem laufenden Auftrag. Kurze Zahlungsziele bei Ihren eigenen Verbindlichkeiten können die Schwierigkeiten zusätzlich erhöhen. 
• Unfertige Projekte: Ein Liquiditätsengpass kann entstehen, wenn Sie mehrere langfristige Aufträge gleichzeitig annehmen, viel Arbeit investieren, aber nie Projekte abschließen und Rechnungen stellen können. Wenn es dann noch zu Meinungsverschiedenheiten mit Ihren Auftraggeber*innen kommt, kann im schlimmsten Fall überhaupt kein Geld mehr fließen. 
• Mangelnder Überblick: Es ist von großer Bedeutung, Ihre finanzielle Lage im Auge zu behalten und stets im Bilde zu sein, welche Forderungen noch offen sind und wie sich Ihr Geschäftskonto entwickelt. Andernfalls kann sich unbemerkt ein Liquiditätsengpass anbahnen, der eigentlich leicht zu vermeiden gewesen wäre. 
• Strukturelle Probleme: Manchmal ist ein Unternehmen einfach nicht rentabel aufgestellt. Ein häufiges Problem ist eine übermäßige Anzahl an Mitarbeiter*innen. In guten Zeiten fällt dies möglicherweise nicht auf, aber in schlechten Zeiten können die Gehälter schnell zu einer Belastung werden.  
• Niedrige Margen: Wenn Sie Ihre Preise nicht sorgfältig kalkuliert haben oder die Differenz zwischen den Herstellungskosten und dem Verkaufspreis zu gering ist, kann Ihnen schnell das Geld ausgehen. Es ist daher ratsam, Ihre Preise regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, da sich die Herstellungskosten im Laufe der Zeit erhöhen können und Ihren Gewinn schmälern können. 

Externe Gründe für einen Liquiditätsengpass 
 

• Verspätete Zahlungen: Selbst, wenn Sie kurze Zahlungsziele setzen und Zwischenrechnungen erstellen, sollten Sie sich darauf einstellen, dass nicht alle Auftraggeber*innen pünktlich zahlen. Es kommt leider auch immer wieder vor, dass gerade kleine Unternehmen ganz auf ihren Rechnungen sitzen bleiben. Dies geschieht nicht immer böswillig; manchmal geraten wichtige Partner oder Kunden selbst in einen Liquiditätsengpass und ziehen Sie mit hinein. 
• Saisonale Faktoren: Insbesondere in Branchen wie der Gastronomie, der Event-Branche und dem Handwerk spielt die Jahreszeit eine große Rolle. Lange Winter oder nasse Sommer können es schwer machen, eine solide Liquiditätsplanung zu erstellen, insbesondere wenn keine ausreichenden Puffer vorhanden sind. 
• Sonstige Krisen: Nicht nur die genannten Branchen, sondern nahezu alle Bereiche können von unerwarteten externen Krisen hart getroffen werden. Das haben uns die COVID-19-Pandemie und der Ukrainekrieg besonders drastisch vor Augen geführt. Krisen wie diese sind schwer vorherzusehen oder zu beeinflussen.

Wenn Sie tatsächlich in Zahlungsschwierigkeiten geraten, ist es zunächst wichtig, Ruhe zu bewahren. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle offenen und ausstehenden Forderungen und über Ihre finanzielle Gesamtsituation. Wenn Sie mit einer Buchhaltungsfirma und/oder einem Steuerberatungsbüro zusammenarbeiten, können diese Sie unterstützen. Auch eine Schuldner- oder Unternehmensberatung kann Ihnen in dieser Situation weiterhelfen. Wenn Sie aus Hamburg sind, können Sie sich auch an das Beratungsprogramm InStart wenden. Wir beantworten Ihre Fragen und finden gemeinsam mit Ihnen einen Weg aus der Liquidiätskrise.

Je nach Ausmaß und Ursache des finanziellen Engpasses gibt es verschiedene Schritte, die Sie unternehmen können: 

Suchen Sie das Gespräch mit Ihren Gläubiger*innen. Egal, ob es sich um einen Lieferanten handelt, den Sie nicht bezahlen können, oder um Ihre Vermieterin: Sprechen Sie Ihre Situation offen an, erläutern Sie Ihren Engpass und legen Sie direkt einen Vorschlag vor, wann und in welcher Höhe Sie Ihre Schulden begleichen wollen. Möglicherweise können Zahlungsziele angepasst, Zahlungspausen (Stundung) vereinbart oder Ratenzahlungen arrangiert werden. 
 

• Reduzieren Sie Fixkosten, wo immer möglich. In vielen Unternehmen stellt der Personalaufwand einen erheblichen Kostenfaktor dar. Wenn Sie gezwungen sind, Teammitglieder zu entlassen, erklären Sie Ihre Situation und versuchen Sie gegebenenfalls, Ihre Mitarbeiter*innen an andere Unternehmen zu vermitteln, um ihnen bei der Suche nach einer neuen Stelle zu helfen. Kurzarbeit kann eine Alternative zu Entlassungen sein. Überprüfen Sie auch Ihre persönlichen Ausgaben und überlegen Sie, ob Sie Ihre Privatentnahme vorübergehend reduzieren oder aussetzen können. 
• Entwickeln Sie schnell neue Einnahmequellen. Halten Sie nicht an alten Gewohnheiten fest, wenn diese nicht mehr funktionieren. Wer flexibel ist, Neues ausprobiert und sich anpassen kann, wird langfristig erfolgreicher sein. In der Corona-Krise haben beispielsweise viele Restaurants auf Lieferdienste umgestellt, um zumindest ein gewisses Einkommen zu erzielen. Auch saisonale Schwankungen können möglicherweise durch neue Geschäftsmodelle aufgefangen werden. 
• Beantragen Sie finanzielle Überbrückungshilfen. Es gibt spezielle Liquiditätsdarlehen von Institutionen wie der KfW und den Förderbanken der Bundesländer sowie andere Kreditmöglichkeiten, die Sie bei jeder Bank beantragen können. Aber: Um diese finanzielle Unterstützung zu erhalten, müssen Sie gut vorbereitet sein und die Gründe für Ihren Liquiditätsengpass benennen sowie einen schlüssigen Maßnahmenplan für die Bewältigung vorlegen. Beachten Sie, dass Kredite natürlich zurückgezahlt werden und die Rückzahlungsraten in Ihre Liquiditätsplanung einbezogen werden müssen. 
• Eine Notfall-Sofortmaßnahme ist Factoring. Dabei verkaufen Sie offene Forderungen an ein anderes Unternehmen und erhalten sofort das ausstehende Geld abzüglich einer Gebühr. Beachten Sie jedoch, dass Factoring keine Dauerlösung ist, da die Gebühren auf lange Sicht Ihre Gewinne schmälern. 
   

Eine besondere Situation liegt vor, wenn Ihr Liquiditätsengpass dadurch verursacht wird, dass Ihre Geschäftspartner*innen zahlungsunfähig werden und Sie deshalb auf offenen Forderungen sitzen bleiben. Hier sind einige Schritte, die Sie in diesem Fall unternehmen können: 
 

• Kommunikation: Versuchen Sie, mit den betreffenden Kund*innen in Kontakt zu treten, um die Situation zu klären. Verständnisvolle Kommunikation ist oft der erste Schritt, um Lösungen zu finden. Bieten Sie an, alternative Zahlungspläne oder Ratenzahlungen zu akzeptieren, wenn dies für Sie machbar ist. 
• Finanzkontrolle: Wenn Sie zuvor ein finanzielles Polster aufgebaut haben, um unerwartete Ausfälle abzufangen, können Sie dies jetzt nutzen, um den Engpass zu überbrücken, während Sie nach Lösungen suchen. Überlegen Sie, wie Sie Ihre eigenen finanziellen Reserven verwenden können, ohne Ihr Geschäft zu gefährden. 
• Ausfallrisiken minimieren: Um zukünftig in solche Situationen möglichst nicht zu geraten, ist es wichtig, die Liquidität und Bonität Ihrer Geschäftspartner*innen vor Vertragsabschluss sorgfältig zu prüfen. Sie können dies durch Auskünfte aus dem Unternehmensregister oder das Anfordern entsprechender Unterlagen beim Unternehmen selbst tun. Dies hilft Ihnen, besser informierte Entscheidungen zu treffen. 
• Rechtliche Schritte: Wenn die Situation sich nicht verbessert, können Sie rechtliche Schritte in Betracht ziehen, um Ihre Forderungen einzutreiben. Dies kann jedoch teuer und zeitaufwendig sein, und es ist ratsam, rechtlichen Rat einzuholen, bevor Sie diesen Weg einschlagen. 
   

Denken Sie daran, dass es in solchen Situationen keine Garantien gibt und Sie möglicherweise nicht die volle Forderung zurückerhalten werden. Die beste Vorgehensweise hängt von der spezifischen Situation und den Umständen ab, daher ist eine sorgfältige Prüfung und Planung entscheidend. 

Wichtig ist, dass Sie finanziell gut planen, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Diese Aufgabe sollten Sie als Unternehmer*in niemals vollständig aus der Hand geben, auch wenn Sie Teile der Buchhaltung delegieren. Gerade kleine und mittlere Unternehmen, Kleingewerbetreibende sowie Freiberufler*innen und Soloselbstständige sind oft von Liquiditätsproblemen betroffen, die sogar ihre wirtschaftliche Existenz gefährden können.  

Um es so weit gar nicht erst kommen zu lassen, haben wir zum Abschluss noch ein paar praktische Tipps für Sie, wie Sie die Liquidität Ihres Unternehmens dauerhaft sichern können.  
 

1. Bauen Sie eine ausreichende Liquiditätsreserve auf. Sorgen Sie in guten Zeiten dafür, dass Sie im Idealfall über genügend Mittel verfügen, um Ihre Fixkosten für drei bis vier Monate zu decken, falls mal keine Einzahlungen auf Ihr Konto eingehen sollten. 
2. Stellen Sie Rechnungen zeitnah und mit kurzen Zahlungszielen aus. Um Anreize für eine schnelle Bezahlung zu schaffen, können Sie Ihren Kund*innen auch Skonti gewähren. 
3. Vereinbaren Sie Teilrechnungen und Abschlagszahlungen. Insbesondere bei langwierigen Aufträgen können Sie Teilzahlungen und Abschläge vereinbaren, um bereits zu Projektbeginn Einnahmen zu generieren. 
4. Behalten Sie Ihr Konto im Blick. Führen Sie genau Buch über offene Forderungen und setzen Sie sich regelmäßig mit Kund*innen oder Geschäftspartner*innen in Verbindung, wenn Zahlungen nicht oder verspätet eingehen. Bei Bedarf sollten Sie nicht zögern, Mahnungen zu verschicken oder rechtliche Schritte, wie Vollstreckungsmaßnahmen, in Betracht zu ziehen. 
5. Berücksichtigen Sie Steuernachzahlungen und außerplanmäßige Ausgaben. Denken Sie daran, Steuernachzahlungen und andere unvorhergesehene Kosten in Ihrer Liquiditätsplanung zu berücksichtigen und entsprechende Reserven für diese Fälle aufzubauen. 

Die Sicherung der Liquidität ist für Unternehmer*innen eine wichtige Aufgabe. Das gilt ganz besonders für Kleinunternehmer*innen und Soloselbstständige, die häufig nur über wenige bis gar keine Reserven verfügen. 

Eine gründliche Beobachtung der Finanzen und eine einfache Liquiditätsplanung helfen, potenzielle Engpässe frühzeitig zu identifizieren. Dann bleibt im Idealfall genug Zeit, um gegenzusteuern. Die Reduzierung von (Fix-) Kosten und die Suche nach neuen Einnahmequellen sind entscheidende Schritte. Wenn es trotzdem zu einem Liquiditätsengpass kommen sollte, heißt es, kühlen Kopf bewahren und zügig aktiv werden. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Lage, starten Sie eine offene Krisenkommunikation und holen Sie sich Unterstützung. Wenn Sie aus Hamburg sind, buchen Sie sich gerne einen Termin für ein Erstgespräch bei InStart, damit wir gemeinsam überlegen können, wie Sie die Krise schnellstmöglich hinter sich lassen.  

Was hilft, um die Liquidität im Unternehmen dauerhaft zu sichern? Ausreichende Finanzreserven, ein Rechnungswesen, das auf zack ist, und ein klarer Blick auf die Finanzen. Machen Sie die Planung der Liquidität zur Routine. Dann können Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens besser kontrollieren und langfristigen Erfolg gewährleisten.