Verjährung von Rechnungen: Diese Fristen sollten Sie kennen

Alte Rechnungen können für Unsicherheit sorgen. Müssen Sie eine Forderung von 2020 noch bezahlen? Können Sie selbst nach Jahren noch Geld von Kund*innen verlangen? Und was passiert, wenn bereits Mahnungen verschickt wurden?

Für die Verjährung einer Rechnung gilt in der Regel eine Frist von drei Jahren. Entscheidend ist aber nicht das Alter der Rechnung. Es kommt darauf an, wann der Anspruch entstanden ist. Zudem können sich ein Mahnbescheid, Verhandlungen oder ein Anerkenntnis der Schuld auf die Verjährungsfrist auswirken. 

Hier erfahren Sie, wie Sie alte Rechnungen einordnen und welche nächsten Schritte sinnvoll sein können.

• Für die meisten Rechnungen gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren – unabhängig davon, ob ein Handwerksbetrieb, ein Dienstleistungsunternehmen oder eine Privatperson die Rechnung gestellt hat.
• Die Verjährungsfrist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern zum Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger/die Gläubigerin davon wusste oder wissen musste.
• Eine einfache Mahnung hemmt die Verjährung nicht – ein Mahnbescheid vom Gericht oder eine Klage schon. Auch ein Austausch hemmt in der Regel die Verjährung. Hemmen heißt: der Ablauf der Frist wird angehalten.
• Ein Anerkenntnis der Forderung kann einen Neubeginn der Frist auslösen. Schon die Bitte um Ratenzahlung kann als Anerkenntnis gewertet werden.
• Ist eine Rechnung verjährt, verschwindet der Anspruch nicht automatisch. Der Schuldner/die Schuldnerin muss sich ausdrücklich auf die Verjährung berufen, um die Zahlung verweigern zu können.
• InStart hilft Selbstständige in einer wirtschaftlichen Krise, ihre offenen Forderungen und Schulden zu sortieren – egal, ob Sie anderen Geld schulden oder selbst noch Geld bekommen. 

Das Angebot von InStart wird öffentlich durch die Stadt Hamburg und den Europäischen Sozialfonds (EFS) gefördert und ist daher für Sie kostenfrei. Die persönliche Beratung und die Trainings mit unseren Expert*innen stehen exklusiv Selbstständigen aus Hamburg zur Verfügung, die digitalen Hilfen und Selbstlernangebote können alle nutzen, die sich registrieren.

Eine Rechnung unterliegt in der Regel der dreijährigen Verjährungsfrist (§ 195 BGB). Ist diese Frist abgelaufen, kann sich der Schuldner/die Schuldnerin auf die Verjährung berufen und die Zahlung verweigern.

Die Forderung ist dadurch jedoch nicht automatisch aus der Welt. Sie besteht rechtlich weiter, ist aber nicht mehr gerichtlich durchsetzbar. Das heißt: Wer noch Geld bekommt, kann nicht viel dagegen tun, wenn die Zahlung mit Hinweis auf die Verjährungsfrist verweigert wird, oder, wie es die Fachleute ausdrücken würden „wenn Einrede der Verjährung erhoben wird.“

Das ist für Sie als Selbstständige*r aus zwei Richtungen wichtig.

• Sie haben selbst alte Rechnungen noch nicht bezahlt? Dann sollten Sie prüfen, ob sie noch durchsetzbar sind. Gerade wenn Sie Ihre Schulden neu ordnen, gehört diese Prüfung zu einem vollständigen Überblick.
• Kund*innen schulden Ihnen Geld? Dann sollten Sie ebenfalls auf die Fristen achten und nicht zu lange warten. Sonst kann eine grundsätzlich berechtigte Forderung nicht mehr durchsetzbar sein.

Die Verjährungsfrist von drei Jahren gilt unabhängig von der Branche – also etwa für Dienstleistungen, Warenlieferungen, Handwerkerrechnungen, Honorare oder Mietforderungen gleichermaßen.

Es gibt jedoch Ausnahmen, etwa für titulierte Forderungen. Eine titulierte Forderung liegt zum Beispiel vor, wenn bereits ein rechtskräftiges Urteil oder ein Vollstreckungsbescheid vorliegt. Dann verlängert sich die normale Verjährungsfrist einer Rechnung.

Auch bei Steuerschulden gelten andere Regeln. Mehr dazu erfahren Sie im InStart-Ratgeber Schulden beim Finanzamt: So verhalten Sie sich richtig.

Folgende Tabelle enthält eine Übersicht über gängige Verjährungsfristen:

Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Es kommt also nicht darauf an, wann die Rechnung ausgestellt, sondern wann die Leistung erbracht wurde.

Nach dem Gesetz kommt noch ein zweiter Punkt hinzu: Der Gläubiger oder die Gläubigerin muss gewusst haben (können), dass der Anspruch entstanden ist. Das ist aber nur eine juristische Feinheit, die in den meisten Fällen keine Rolle spielt. 

Wichtig zu wissen: Für die Frage „Wann verjähren Rechnungen?“ reicht es nicht, einfach drei Jahre auf das Rechnungsdatum aufzuschlagen.

Beispiel: Eine selbstständige Fotografin erstellt im Juni 2023 Fotos von einer Hochzeitsgesellschaft. Am 1. Juli 2023 stellt sie dem Brautpaar die Rechnung. Die Verjährungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2023, läuft also bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 kann sich das Brautpaar grundsätzlich auf die Verjährung berufen – sofern sie zwischenzeitlich nicht gehemmt wurde oder neu begonnen hat. Was das bedeutet und welche Ereignisse eine Rolle spielen, erfahren Sie weiter unten im Abschnitt: Kann eine Mahnung die Verjährung einer Rechnung verhindern?

Alte Rechnungen sind oft nur ein Teil eines größeren Problems. Wenn gleichzeitig Steuerschulden, Kredite, offene Beiträge oder andere Forderungen bestehen, deutet das meist darauf hin, dass es sich nicht um ein isoliertes Problem handelt, sondern um eine umfassendere wirtschaftliche Schieflage. Einzelne Rechnungen zu klären, reicht dann oft nicht aus – Sie brauchen einen Blick auf die Gesamtsituation. InStart hilft Ihnen dabei, kostenfrei und unbürokratisch. 

• Sie schulden anderen Geld? Nutzen Sie unser Tool Gläubigerverzeichnis. Damit sammeln und ordnen Sie Ihre offenen Forderungen. Mit dem Musterbrief „Bitte um Forderungsaufstellung“ können Sie aktuelle Angaben bei Ihren Gläubiger*innen anfordern.
• Kund*innen schulden Ihnen Geld? Die Offene-Posten-Liste hilft Ihnen, ausstehende Zahlungen systematisch zu erfassen. Unsere Musterbriefe zu Raten- oder Einmalzahlungen können eine Grundlage für weitere Verhandlungen schaffen.

Wenn Sie sich bei InStart registrieren, stehen Ihnen alle Tools kostenfrei zur Verfügung und Sie können Ihre Unterlagen übersichtlich an einem Ort speichern und verwalten. Dieses Angebot können alle Selbstständigen in Deutschland kostenfrei nutzen. Nur die persönliche Beratung und die Trainings mit unseren Expert*innen sind exklusiv für Selbstständige aus Hamburg.

Wichtig: Warten Sie nicht länger! Sie müssen Ihre wirtschaftliche Situation nicht erst vollständig durchdrungen haben, bevor Sie sich bei uns melden.

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Nein. Eine einfache Mahnung stoppt die Verjährung einer Rechnung grundsätzlich nicht. Wer kurz vor Ablauf der Frist nur eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschickt, sichert die Forderung dadurch nicht automatisch.

Bestimmte Ereignisse können dafür sorgen, dass die Verjährungsfrist gehemmt wird. „Hemmung" bedeutet, dass die Uhr für die Verjährung angehalten wird – die bereits verstrichene Zeit bleibt zwar erhalten, aber es kommt keine weitere Zeit hinzu, solange die Hemmung andauert; danach läuft die Frist einfach weiter, wo sie stehengeblieben ist.

Die Verjährung einer Rechnung kann vor allem durch zwei Dinge gehemmt werden:

1. Ernsthafte Verhandlungen zwischen Gläubiger*in und Schuldner*in über die Forderung (§ 203 BGB). Damit ist gemeint, dass beide Seiten tatsächlich über die Zahlung sprechen – etwa über Ratenzahlung oder die Höhe der Schuld –, nicht schon eine einseitige Zahlungsaufforderung. Die Hemmung endet erst, wenn eine Seite die Verhandlungen erkennbar abbricht, und läuft danach als Schutzfrist noch mindestens drei weitere Monate.
2. Gerichtliche Schritte zur Durchsetzung des Anspruchs (§ 204 BGB), zum Beispiel ein gerichtliches Mahnverfahren. Dabei beantragt man bei Gericht offiziell einen Mahnbescheid gegen die Schuldnerin oder den Schuldner. Ein Mahnbescheid kann ohne anwaltliche Hilfe über das Online-Justizportal der Länder www.online-mahnantrag.de beantragt werden. Ein anderer Weg ist die gerichtliche Klage, die aus Gründen der Rechtssicherheit mit anwaltlicher Hilfe geführt werden sollte.

Es gibt auch Fälle, in denen die Verjährung neu beginnt. Die Uhr wird dann nicht nur angehalten, sondern komplett auf null zurückgestellt – die komplette Frist läuft also erneut vollständig ab dem Zeitpunkt des auslösenden Ereignisses.

Ein Neubeginn tritt vor allem in zwei Fällen ein:

1. Die Person, die noch Geld schuldet, erkennt die Schuld an. Das bedeutet: Sie bringt gegenüber der Gläubigerseite klar und unmissverständlich zum Ausdruck, dass ihr die noch offene Schuld bewusst ist. Das kann zum Beispiel durch eine Abschlagszahlung, eine Zinszahlung oder eine Sicherheitsleistung (etwa eine Bürgschaft oder Kaution als Absicherung) geschehen – aber auch ein bestimmtes Verhalten kann ausreichen, etwa wenn jemand um Ratenzahlung bittet. Eine Erklärung wie „aus Kulanz“ oder „ohne Anerkenntnis einer Rechtspflicht“ gilt dagegen nicht als Schuldanerkenntnis.
2. Es kommt zu einer Zwangsvollstreckung, also einem gerichtlichen Vollstreckungsversuch – zum Beispiel, wenn ein Gerichtsvollzieher beauftragt wird, die Forderung einzutreiben. Eine Zwangsvollstreckung setzt einen Vollstreckungstitel voraus. Ein solcher kann im ersten Schritt durch das gerichtliche Mahnverfahren erlangt werden. Wird gegen den Mahnbescheid kein Widerspruch erhoben, kann die Gläubigerseite im zweiten Schritt einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Der Vollstreckungsbescheid ist dann ein Vollstreckungstitel. Ebenso kann ein rechtskräftiges gerichtliches Urteil einen Vollstreckungstitel darstellen. In diesem Fall ist kein vorheriges Mahnverfahren erforderlich.

Für Sie als Selbstständige*r ist das besonders wichtig: Zahlen Sie auch nur eine kleine Rate auf eine alte, möglicherweise bereits fast verjährte Forderung, kann das dazu führen, dass die komplette Dreijahresfrist wieder von vorn beginnt. Deshalb ist es so entscheidend, dass Sie jede Forderung sorgfältig prüfen, bevor Sie irgendetwas damit machen.

Umgekehrt gilt: Wenn Kund*innen Ihnen Geld schulden, sollten Sie eine drohende Verjährung nicht einfach mit weiteren Mahnungen beantworten. Prüfen Sie rechtzeitig, welche Schritte nötig sind.

Drei Jahre sind die wichtigste Faustregel. Trotzdem gibt es Fälle, bei denen Verwirrung herrscht. Das betrifft besonders Handwerkerrechnungen, Rechnungen an Privatpersonen und sehr spät gestellte Rechnungen.

Für die Verjährung einer Handwerkerrechnung gilt grundsätzlich ebenfalls die Dreijahresfrist. Die oft genannte Frist von fünf Jahren betrifft lediglich Mängelansprüche bei bestimmten Bauwerksleistungen – nicht automatisch den Zahlungsanspruch aus der Rechnung. Haben Sie eine alte Handwerkerrechnung in Ihren Unterlagen, schauen Sie deshalb genau hin: Wann entstand der Zahlungsanspruch? Wurde die Verjährung gehemmt? Gibt es bereits einen Vollstreckungsbescheid oder einen anderen Titel?

Erst diese Informationen zeigen, wie Sie die Forderung einordnen sollten.

Auch Rechnungen an Privatpersonen unterliegen der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren. Auch die Einschaltung eines Inkassobüros ändert die normale Frist nicht automatisch.

Das nachträgliche Stellen einer Rechnung ist meist nicht der entscheidende Punkt. Wichtiger ist, ob der zugrunde liegende Zahlungsanspruch bereits verjährt ist. Für Selbstständige bedeutet das: Eine Rechnung erst Jahre nach der Leistung zu schreiben, setzt die Verjährungsfrist nicht einfach wieder auf null. Denn der Anspruch entsteht nicht erst dadurch, dass Sie die Rechnung verschicken. Daneben können steuerliche oder handelsrechtliche Vorgaben eine Rolle spielen. Wenn Sie Rechnungen nachträglich ausstellen wollen, klären Sie diese Fragen am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Ist eine Rechnung verjährt, besteht der Anspruch weiter. Aber: Der Schuldner oder die Schuldnerin kann sich nach § 214 BGB auf die Verjährung berufen und die Zahlung verweigern. Die andere Seite hat dann keine Möglichkeiten, juristisch vorzugehen.

Fordern Ihre Gläubiger*innen auch nach der Verjährung Geld von Ihnen, sollten Sie eine mögliche Verjährung aktiv prüfen und sich gegebenenfalls unbedingt schriftlich darauf berufen. Zahlen Sie eine bereits verjährte Forderung freiwillig, können Sie das Geld anschließend nicht mehr wegen der Verjährung zurückfordern. Für Ihre Schuldenübersicht heißt das: Tragen Sie alle Forderungen in eine Tabelle ein, unabhängig vom Alter. Notieren Sie Gläubiger*in, Forderungshöhe, Entstehungsjahr und den bisherigen Verlauf. Sie können dafür das Tool Gläubigerverzeichnis von InStart nutzen (einfach kostenfrei bei InStart registrieren und eigenen Account anlegen). Wenn Ihnen wichtige Unterlagen fehlen, können Sie Ihre Gläubiger*innen um eine vollständige Forderungsaufstellung bitten. 

Sie haben Schulden bei mehreren Gläubiger*innen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Der Ratgeber Raus aus den Schulden: Die ersten Schritte aus der Krise hilft Ihnen, die Prioritäten zu setzen. 

Alte Rechnungen verschwinden nach der Verjährungsfrist nicht einfach von der Bildfläche. Aber die Zahlung kann verweigert werden. Deshalb sollten Sie alte Forderungen nicht ungeprüft bezahlen. Gehen Sie systematisch vor:

• Prüfen Sie bei normalen Rechnungen zunächst die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren und den konkreten Fristbeginn.
• Unterscheiden Sie normale Rechnungen von Sonderfällen. Bei titulierten Forderungen oder Mängelansprüchen gelten längere Fristen.
• Prüfen Sie, ob Verhandlungen, ein gerichtliches Verfahren oder ein Anerkenntnis den Verlauf der Verjährung verändert haben.
• Ist eine Rechnung verjährt, berufen Sie sich auf die Verjährung, wenn Sie die Zahlung deshalb verweigern wollen.
• Haben Sie selbst offene Forderungen gegenüber Ihren Kund*innen, handeln Sie unbedingt vor Ablauf der Frist, z. B., indem Sie beim zuständigen Gericht einen Mahnbescheid beantragen. Achten Sie darauf, den Mahnbescheid rechtzeitig zu beantragen und nicht erst wenige Tage vor Ablauf der Verjährungsfrist.

Bevor Sie eine alte Rechnung begleichen, sollten Sie eine mögliche Verjährung prüfen und sich gegebenenfalls schriftlich auf die Einrede der Verjährung berufen. Wenn Sie wiederum auf Ihr Geld warten, sollten Sie schnell handeln, um genau das zu vermeiden. Wichtig ist in jedem Fall, sich einen Überblick zu verschaffen. Machen Sie aus einem Stapel alter Rechnungen eine ordentliche Liste. Bei InStart finden Sie dafür praktische Hilfen, Vorlagen und Tools.  

Noch Fragen? In den InStart-FAQ finden Sie weitere Antworten.

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Hinweis: Dieser Ratgeber bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Gerade wenn bereits ein Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid, Inkassoverfahren oder eine größere Forderung vorliegt, sollten Sie sich anwaltlich beraten lassen.