Digitale Buchhaltung: Tipps für Selbstständige und Kleinunternehmer*innen

• Digitale Buchhaltung ermöglicht die papierlose, computergestützte Verwaltung aller Geschäftsvorfälle mit automatischer Erfassung und Verarbeitung
• Moderne Buchhaltungssoftware automatisiert Routineaufgaben wie Rechnungserstellung, Belegerfassung und Bankabgleich
• Cloudbasierte Lösungen bieten Zugriff von überall und automatische Updates, während lokale Programme offline nutzbar sind
• Die Umstellung auf digitale Buchhaltung ist keine Pflicht, wird aber bis 2027 für E-Rechnungen zwischen Unternehmen verpflichtend
• Eine gute Software erfüllt die GoBD-Richtlinien und bietet DATEV- sowie ELSTER-Schnittstellen

Die Schreibtischschublade quillt über, Rechnungen stapeln sich ungeöffnet, und beim Gedanken an die nächste Steuererklärung bekommen Sie Schweißausbrüche – wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein – viele Selbstständige kämpfen täglich mit ihrer Buchhaltung. Dabei gibt es längst eine Lösung, die Zeit und Nerven spart: die digitale Buchhaltung.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten mit wenigen Klicks Ihre aktuelle Finanzlage überblicken, Rechnungen automatisch erstellen und Belege mühelos verwalten – und das alles von überall aus. Was nach Zukunftsmusik klingt, ist dank moderner Buchhaltungssoftware heute Realität. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen mit digitaler Buchhaltung wieder auf Erfolgskurs bringen.

Digitale Buchhaltung bedeutet, dass Sie Ihre gesamte Buchhaltung papierlos und computergestützt erledigen. Statt Belege abzuheften, Rechnungen auszudrucken und Ordner zu füllen, werden alle Geschäftsvorfälle digital erfasst und verwaltet. Das klingt sehr technisch, ist aber im Grunde ganz einfach. 

So könnte Ihre digitale Buchhaltung aussehen:

• Eingehende Rechnungen fotografieren Sie einfach mit dem Smartphone ab
• Ausgangsrechnungen erstellen Sie direkt aus den Angeboten
• Kassenbelege scannen oder fotografieren Sie
• Ihre Buchhaltung wird mit dem Geschäftskonto verknüpft, ausstehende Zahlungen 
• Alle Unterlagen werden sicher in der Cloud gespeichert

Anders als bei der klassischen Buchhaltung brauchen Sie keine Aktenordner mehr. Ihre komplette Buchhaltung liegt digital vor – sicher, übersichtlich und jederzeit abrufbar. 

Das bedeutet aber nicht, dass Sie Ihre bisherige Arbeitsweise komplett umstellen müssen. Digitale Buchhaltung passt sich Ihren Bedürfnissen an: Sie können schrittweise einsteigen und nach und nach immer mehr Prozesse digitalisieren.

Für die digitale Buchhaltung benötigen Sie eine passende Buchhaltungssoftware. Sie ist so etwas wie die Schaltzentrale für Ihr Unternehmen. Von hier aus sehen Sie jederzeit, wie es um die Finanzen steht. 

Moderne Buchhaltungsprogramme arbeiten dabei meist cloudbasiert. Das bedeutet, Sie können von jedem Gerät mit Internetverbindung auf Ihre Daten zugreifen. Ihre Buchhaltung ist dadurch nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden. Sie können sogar die Fahrt im Bus nutzen, um eine Rechnung zu verschicken oder einen Zahlungseingang zu überprüfen.

Digitale Buchhaltungssoftware verknüpft zudem alle wichtigen Funktionen miteinander. Über Schnittstellen kann sie etwa mit Ihrem Geschäftskonto verbunden werden oder Daten mit Ihrem Steuerberatungsbüro austauschen. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, wird diese automatisch bei den Einnahmen erfasst. Wird eine Rechnung bezahlt, erkennt das System den Zahlungseingang selbstständig. Und falls nicht, erinnert es Sie daran, und Sie können Ihren Kunden freundlich ans Bezahlen erinnern oder, wenn es nicht anders geht, ein Mahnverfahren starten. Sie müssen dafür nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen hin- und herspringen, alles geht bequem an einem Ort.

Die digitale Buchhaltung verwandelt Ihren Papierberg in ein übersichtliches digitales System – und das ist praktischer, als Sie vielleicht denken. 

Hier ist der grundlegende Ablauf:

1. Eingehende Dokumente digitalisieren
   Wenn Sie einen Beleg erhalten, scannen Sie diesen ein oder fotografieren ihn mit Ihrem Smartphone. Die Buchhaltungssoftware erkennt automatisch wichtige Informationen wie Beträge, Datum und Mehrwertsteuer.
2. Digitale Archivierung
   Ihre digitalisierten Belege werden automatisch strukturiert und sicher in der Cloud gespeichert. Nach dem Einscannen können Sie die Papierbelege sogar vernichten - das nennt sich "Ersetzendes Scannen". Natürlich nur, wenn Sie die gesetzlichen Vorgaben zur digitalen Archivierung einhalten.
3. Automatische Verarbeitung
   Die Software übernimmt viele Aufgaben automatisch für Sie:
   • Rechnungen werden dem richtigen Geschäftsvorfall zugeordnet
   • Zahlungseingänge werden erkannt
   • Mahnungen werden bei Bedarf automatisch erstellt
   • Wiederkehrende Buchungen werden selbstständig ausgeführt
4. Echtzeit-Zugriff
   Anders als beim traditionellen „Pendelordner“ haben Sie und Ihr Steuerberatungsbüro jederzeit Zugriff auf alle Unterlagen. Sie können von überall aus Ihre aktuellen Geschäftszahlen einsehen, Auswertungen erstellen und Ihre Liquidität planen. 

Eine moderne Buchhaltungssoftware nimmt Ihnen viele Routineaufgaben ab. Sie sorgt dafür, dass Sie keine wichtigen Vorgänge mehr vergessen, und kann verhindern, dass Ihre Finanzen unbemerkt in eine Schieflage geraten.

Selbstgebastelte Rechnungen in Excel oder Word gehören der Vergangenheit an. Mit einer Software für Ihre digitale Buchhaltung …

• erstellen Sie ansprechende Rechnungen mit Ihrem Firmenlogo
• erstellen Sie E-Rechnungen im neuen XML-Format
• nutzen Sie vorgefertigte Rechnungsvorlagen
• behalten Sie offene Posten automatisch im Blick
• erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen per Knopfdruck

Ein besonderer Pluspunkt: Wenn Sie die Software mit Ihrem Geschäftskonto verbinden, werden Zahlungseingänge auf Ihrem Konto automatisch mit offenen Rechnungen verglichen, Ihre Ausgaben kategorisiert, Überweisungen vorbereitet und Sie erhalten einen Echtzeit-Überblick über Ihre Liquidität. Eine gute Buchhaltungssoftware erinnert Sie an überfällige Zahlungen und kann automatisch professionelle Mahnungen erstellen.

Auch Umsatzsteuervoranmeldung können automatisch erstellt und direkt an das Finanzamt via ELSTER übermittelt werden. Das gleiche gilt für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die direkt für die Steuererklärung exportiert werden kann.

Das Beste daran: Alle Funktionen der Buchhaltungssoftware arbeiten nahtlos zusammen und automatisieren Ihre Buchhaltung weitgehend. So müssen Sie weniger Zeit investieren, um bessere Ergebnisse zu erreichen.

Bei der Wahl der passenden Buchhaltungssoftware ist es wichtig, dass Sie die verschiedenen Arten kennen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Kategorien:

Cloud-Lösungen bieten Ihnen maximale Flexibilität, da Sie von überall über den Browser auf Ihre Daten zugreifen können – ganz ohne Installation. Updates und Backups erfolgen automatisch, sodass Sie sich um nichts kümmern müssen. Diese Lösungen bieten in der Regel monatlich kündbare Abos.

Im Gegensatz dazu stehen lokale Programme, die Sie direkt auf Ihrem Computer installieren. Sie erwerben sie zu einem einmaligen Kaufpreis und profitieren von der Möglichkeit, offline zu arbeiten. Ihre Daten bleiben ausschließlich in Ihrem Unternehmen, was zusätzlichen Schutz bietet. Allerdings sollten Sie jährliche Gebühren für Updates einkalkulieren, um die Software stets auf dem neuesten Stand zu halten.

Software für die einfache Buchführung ist speziell auf die Bedürfnisse von Freiberufler*innen und Kleinunternehmer*innen zugeschnitten. Mit ihrem Fokus auf die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und einer einfachen, intuitiven Bedienung ist sie ideal für den Einstieg geeignet. Besonders bei Umsätzen unter 800.000 EUR bietet sie eine praktische Lösung für die tägliche Buchhaltung.

Programme für die doppelte Buchführung richten sich dagegen an größere Unternehmen und Kapitalgesellschaften (GmbHs). Sie bieten umfassende Buchhaltungsfunktionen, ermöglichen die Bilanzierung und liefern komplexe Auswertungen. Diese Software eignet sich besonders für Buchhaltungsprofis, die eine umfassende Lösung für anspruchsvollere Anforderungen benötigen.

Für Freiberufler*innen sind schlanke Softwarelösungen ideal, da sie sich auf wesentliche Funktionen wie Rechnungsstellung und einfaches Belegmanagement konzentrieren. Häufig profitieren Sie von günstigeren Einstiegstarifen, und einige Tools bieten sogar eine einfache Zeiterfassung, um den Arbeitsalltag effizient zu gestalten.

Handwerksbetriebe und Dienstleistungsunternehmen benötigen dagegen umfangreichere Funktionen. Hier sind Softwarelösungen gefragt, die Angebote und Auftragsmanagement integrieren, eine Zeiterfassung ermöglichen und Projektmanagement unterstützen. Oft gibt es spezielle Branchenlösungen, die passgenau auf die Anforderungen dieser Unternehmen zugeschnitten sind.

Wichtig: Achten Sie bei der Auswahl Ihres Buchhaltungsprogramms in jedem Fall darauf, dass es zu den gesetzlichen Anforderungen passt. Nicht jedes günstige Programm erfüllt die GoBD-Richtlinien für eine rechtssichere digitale Buchführung.

Als Selbstständige*r stehen Sie vor der Herausforderung, eine Buchhaltungssoftware zu finden, die genau zu Ihren Bedürfnissen passt. Sie sollte weder zu teuer noch zu umfangreich sein. Aber welche Kriterien sind noch wichtig?

An erster Stelle steht die Benutzerfreundlichkeit. Die Software sollte auch ohne besondere Buchhaltungskenntnisse intuitiv bedienbar sein. Eine übersichtliche Menüführung und verständliche Hilfen ermöglichen einen schnellen Einstieg ohne lange Einarbeitungszeit. Die grundlegenden Funktionen wie Rechnungserstellung, digitale Belegerfassung und automatischer Bankabgleich sollten einfach zu finden und zu nutzen sein.

Besonders wichtig ist die rechtliche Sicherheit Ihrer digitalen Buchhaltung. Achten Sie darauf, dass die Software den GoBD-Richtlinien entspricht und eine revisionssichere Belegablage gewährleistet. Die automatische Übernahme aktueller Steuerregeln und rechtskonforme Rechnungsvorlagen sind dabei unverzichtbar.

Ein weiterer Schlüsselfaktor sind die verfügbaren Schnittstellen. Die direkte Anbindung an ELSTER für Ihre Steuererklärungen und eine DATEV-Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberatungsbüro erleichtern die Arbeit erheblich. Auch die Verbindung zu Ihrem Bankkonto sollte reibungslos funktionieren.

Nicht zu unterschätzen sind Support und Service. Ein deutschsprachiger Kundenservice und hilfreiche Einsteiger-Tutorials können gerade in der Anfangsphase Gold wert sein. Achten Sie auch auf regelmäßige Updates und die Möglichkeit, die Software kostenlos zu testen.

Bei den Kosten sollten Sie auf eine transparente Preisstruktur ohne versteckte Zusatzkosten achten. Faire Einstiegspreise und flexible Vertragslaufzeiten geben Ihnen die nötige Planungssicherheit. Die Investition in eine gute Buchhaltungssoftware macht sich durch die eingesparte Zeit und verbesserte Übersicht schnell bezahlt.

Zu guter Letzt ist die Datensicherheit ein entscheidender Faktor. Ihre Buchhaltungsdaten sind sensibel und müssen entsprechend geschützt werden. Verschlüsselte Datenübertragung, regelmäßige Backups und ein Serverstandort in Deutschland mit DSGVO-konformem Datenschutz sollten selbstverständlich sein.

Die Umstellung auf digitale Buchhaltung ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen. Doch wie bei jeder Veränderung, gibt es auch hier Licht und Schatten. Ein ehrlicher Blick auf die Vor- und Nachteile hilft Ihnen bei der Entscheidung.

Der größte Pluspunkt ist die enorme Zeitersparnis. Statt Belege manuell einzutippen, Rechnungen auszudrucken und Ordner zu sortieren, erledigt die Software einen Großteil der Arbeit automatisch. Das sind doch gute Nachrichten für alle, die noch nie große Lust verspürt haben, sich mit den Finanzen in ihrem Unternehmen zu beschäftigten!

Weniger Zeitaufwand und trotzdem mehr Übersicht, das ist der nächste schlagende Vorteil. Sie haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Zahlen und können sofort sehen, wie es um Ihre Liquidität steht. Offene Rechnungen, anstehende Zahlungen und wichtige Kennzahlen gehen nie wieder unter – und Sie können sich sogar von unterwegs darum kümmern.

Auch die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberatungsbüro wird deutlich effizienter. Keine Pendelordner mehr, keine verlorenen Belege – stattdessen direkter digitaler Datenaustausch. Und wenn Sie Ihre Steuererklärung selbst machen, wird auch das mithilfe von digitaler Buchhaltung um einiges einfacher: Viele Softwarelösungen erstellen zum Beispiel auf Knopfdruck aus Ihren Daten eine EÜR. Tipp: In unserem Ratgeber Steuererklärung selbst machen haben wir wertvolle Tipps für Selbstständige zusammengetragen, die kein Steuerberatungsbüro haben. 

Und schließlich sinkt die Fehlerquote erheblich. Die automatische Belegerfassung und Kontierung minimiert Übertragungsfehler und ärgerliche Zahlendreher. Plausibilitätsprüfungen der Software weisen Sie zudem auf mögliche Unstimmigkeiten hin, bevor diese zu Problemen führen.

Bei aller Begeisterung gibt es natürlich auch einige Herausforderungen. Die anfängliche Umstellung auf ein neues Programm erfordert etwas Zeit und Geduld. Sie müssen sich mit der neuen Software vertraut machen und Ihre Arbeitsabläufe anpassen. Diese Investition zahlt sich jedoch meist schon nach kurzer Zeit aus.

Die monatlichen Kosten für die Software stellen eine weitere Überlegung dar. Anders als beim einmaligen Kauf von Ordnern fallen hier regelmäßige Gebühren an. Dem gegenüber stehen jedoch die eingesparten Kosten für Papier, Druckerpatronen und Lagerräume und vor allem die gewonnene Arbeitszeit!

Ein wichtiger Punkt ist auch die Abhängigkeit von einer funktionierenden Internetverbindung. Ohne Zugang zum Internet können Sie nicht auf Ihre cloudbasierte Buchhaltung zugreifen. Die meisten Programme bieten jedoch Offline-Funktionen für die wichtigsten Aufgaben.

Alles in allem überwiegen die Vorteile der digitalen Buchhaltung deutlich: Sie sparen Zeit und Geld, haben bessere Kontrolle über Ihre Finanzen und arbeiten effizienter mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin zusammen. Die anfänglichen Herausforderungen bei der Umstellung sind überschaubar und werden durch die langfristigen Vorteile mehr als ausgeglichen. Es gibt also keinen Grund mehr, mit der Digitalisierung der Buchhaltung zu warten.

Die Kosten für eine Buchhaltungssoftware sind so individuell wie Ihr Unternehmen. Von kostenlosen Einstiegslösungen bis zu umfassenden Premium-Paketen ist alles dabei. Hier erhalten Sie einen groben Überblick über die verschiedenen Preismodelle.

Sie müssen nicht unbedingt tief in die Tasche greifen, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen. Einige Anbieter bieten Freemium-Modelle an, bei denen Sie die Grundfunktionen sogar kostenlos nutzen können. Diese kostenfreien Versionen eignen sich besonders für:

• Einzelunternehmer*innen mit wenigen Buchungen
• Nebenberuflich Selbstständige
• Kleinunternehmer*innen nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UstG)

Existenzgründer*innen in der Startphase

Die monatlichen Kosten für professionelle Lösungen bewegen sich typischerweise in folgenden Bereichen:

• Einfache Pakete für Soloselbstständige und kleine Unternehmen: ab 9,90 € (z.B. Papierkram)
• Mittlere Ausstattung: 16 bis 30 EUR (z. B. orgaMAX, Lexware)
• Premium-Lösungen: ab 36 EUR (z.B. WISO MeinBüro)

Die meisten Programme können Sie 30 Tage lang unverbindlich testen. Nutzen Sie diese Testphasen, um herauszufinden, welche Software am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Achten Sie bei der Preiskalkulation auch auf versteckte Kosten, wie etwa

• Kosten für zusätzliche Nutzer
• Aufpreis für erweiterte Funktionen
• Gebühren für Schnittstellen (z. B. DATEV)
• Support-Pakete
• Update-Gebühren bei lokaler Software

Auch wenn die monatlichen Kosten zunächst hoch erscheinen mögen: Rechnen Sie gegen, wie viel Zeit Sie durch die Automatisierung sparen. Fehler werden vermieden und häufig lassen sich auch die Kosten für die Steuerberatung dadurch reduzieren.

Welche Buchhaltungssoftware ist die richtige für Sie? Wir haben die beliebtesten Lösungen für kleine Unternehmen und Freiberufler*innen unter die Lupe genommen. Bitte beachten Sie, dass diese Übersicht nicht vollständig ist und dass sich der Markt und die Preise schnell ändern können. Es lohnt sich daher auf jeden Fall auch eine eigene Internetrecherche.

Lexware Office

Besonders geeignet für: Etablierte Unternehmen

• Umfangreiche Funktionen für professionelle Buchhaltung
• Sehr gute DATEV-Integration
• Intuitive Benutzeroberfläche
• Preis: ab 29,90 EUR monatlich

WISO MeinBüro

Perfekt für: Mittlere oder wachsende Unternehmen mit erhöhtem Funktionsbedarf

• Modularer Aufbau für individuelle Anforderungen
• Umfassende Auswertungsmöglichkeiten
• Exzellentes Mahnwesen
• Preis: ab 36 EUR monatlich

orgaMAX

Ideal für: Handwerksbetriebe und Dienstleistungsunternehmen

• Integriertes Auftragsmanagement
• Praktische Zeiterfassung
• Branchenspezifische Funktionen
• Preis: ab 16,00 EUR monatlich

Papierkram

Optimal für: Freelancer und Kleinunternehmer*innen 

• Kostenlose Einstiegsversion für Kleinunternehmer*innen verfügbar
• Sehr benutzerfreundlich
• Perfekt für EÜR-Buchführung
• Preis: ab 9,90 EUR monatlich

Sevdesk

Empfehlenswert für: Digitale Nomaden und moderne Unternehmer

• Nutzerfreundliche mobile App
• Intelligente Automatisierungsfunktionen
• Flexible Erweiterungsmöglichkeiten
• Diverse Schnittstellen

Die "beste" Software gibt es nicht – es kommt ganz auf Ihre individuellen Anforderungen an.