Zeit- und Selbstmanagement: Tipps für Selbstständige

Als Kleinunternehmer*in oder Soloselbstständige*r kennen Sie das Gefühl: Der Tag hat immer zu wenig Stunden, die To-do-Liste wird immer länger, und überall brennt es gleichzeitig. Besonders in schwierigen Zeiten, wenn die Geschäfte nicht wie geplant laufen, ist der Druck enorm. Doch genau dann ist ein gutes Zeitmanagement gefragt, um mit klarem Kopf die richtigen Entscheidungen zu treffen. 

Dieser Text zeigt Ihnen, wie Sie Prioritäten setzen, wichtige von unwichtigen Aufgaben unterscheiden und Zeit für sich selbst finden. Denn auch das ist wichtig: Pausen einlegen und rechtzeitig Feierabend machen, damit Sie Ihre Akkus aufladen können. 

Selbstmanagement und Zeitmanagement werden oft in einem Atemzug genannt, aber sie sind nicht dasselbe. Während Zeitmanagement vor allem Werkzeuge und Methoden bietet, um Ihre Aufgaben effizient zu organisieren, geht es beim Selbstmanagement um Ihre Fähigkeit, sich selbst zu führen und bewusst Prioritäten zu setzen. 

Selbstmanagement bedeutet, die eigenen Ziele, Werte und Bedürfnisse zu kennen und entsprechend zu handeln. Es umfasst Ihre innere Haltung, Ihre Motivation und die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren. Besonders in Krisensituationen ist Selbstmanagement unverzichtbar: Es hilft Ihnen, den Kopf über Wasser zu halten, sich nicht von Ablenkungen treiben zu lassen und trotz Stress anstehenden Aufgaben gelassen und eine nach der anderen abzuarbeiten. 

Ein starkes Selbstmanagement ist die Grundlage für erfolgreiches Zeitmanagement. Denn nur, wenn Sie sich selbst klar sind, was wirklich wichtig ist, können Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen. Die beiden Bereiche greifen ineinander, aber sie haben unterschiedliche Schwerpunkte. 

Zeitmanagement umfasst alle Strategien und Methoden, mit denen Sie Ihre Zeit effektiv nutzen können. Der Tag hat nur 24 Stunden – und ein Großteil davon sollte Dingen wie Schlaf, Essen und Freizeit vorbehalten sein. Deshalb ist es entscheidend, Ihre Arbeitszeit so zu gestalten, dass Sie produktiv bleiben, ohne sich zu überfordern. 

Ein gutes Zeitmanagement hilft Ihnen, Ihre Aufgaben realistisch zu planen und strukturiert anzugehen. Es sorgt dafür, dass Sie konzentriert und ablenkungsfrei arbeiten können, ohne wichtige Pausen zu vernachlässigen. So vermeiden Sie Überlastung, reduzieren den Hang zur „Aufschieberitis“ (Prokrastination) und schaffen Freiräume für das, was wirklich zählt – beruflich wie privat. 

Ob Sie Ihre Arbeitszeit verkürzen, mehr Übersicht gewinnen oder einfach weniger Zeit mit unwichtigen Dingen verschwenden wollen: Mit den passenden Zeitmanagement-Methoden kommen Sie Ihren Zielen näher und behalten den Überblick, auch wenn es mal stressig wird. 

Als Selbstständige*r genießen Sie viele Freiheiten – aber diese bringen auch große Verantwortung mit sich. Ohne Arbeitszeiterfassung oder Vorgesetzte sind Sie allein dafür verantwortlich, Ihren Alltag zu strukturieren. Das kann sehr herausfordernd sein: Viele Selbstständige jonglieren zahlreiche Aufgaben gleichzeitig und kämpfen dabei gegen Ablenkungen oder die Versuchung, unangenehme Dinge aufzuschieben. Vielleicht kennen Sie das: Eine Aufgabe, die nur wenige Stunden dauern sollte, zieht sich bis spät in die Nacht. Oder Sie stehen vor so vielen To-dos, dass Sie gar nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. In solchen Momenten sind klare Strukturen und gute Zeit- und Selbstmanagement-Methoden Gold wert. 

Der Alltag von Selbstständigen steckt voller Stolperfallen, die ein effektives Zeitmanagement oft erschweren. Zu den größten Hindernissen gehören: 

• Aufschieberitis (Prokrastination): Besonders ungeliebte Aufgaben (dazu gehören vor allem Rechnungen, Mahnungen und alles, was mit Buchhaltung zu tun hat) werden gern „für später“ aufgehoben. 
• Unklare Prioritäten: Wer sich um alles gleichzeitig kümmern will, verliert schnell den Faden. Wichtige Aufgaben bleiben liegen, während Sie sich mit unwichtigem  Kleinkram aufhalten. 
• Ablenkungen im Homeoffice: Der Haushalt ruft, die Kinder wollen Aufmerksamkeit oder das Handy piept unaufhörlich. Gerade ohne feste Bürostrukturen lauern überall Zeitfresser, die Sie aus dem Fokus reißen. 
• Perfektionismus: Der Drang, jede Aufgabe bis ins kleinste Detail auszuarbeiten, kostet nicht nur Zeit, sondern blockiert auch Fortschritte. Vor allem Selbstständige, die ihre Leistungen mit Herzblut und Leidenschaft erbringen, tappen häufig in diese Falle. 
• Fehlende Pausen: Ohne geregelte Arbeitszeiten passiert es leicht, dass Sie sich von Aufgabe zu Aufgabe hangeln, bis die Erschöpfung zuschlägt. 

Diese Dinge rauben unnötig Zeit und Energie. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Strategien und einer bewussten Planung lassen sich viele dieser Hindernisse aus dem Weg räumen. 

Gutes Zeitmanagement beginnt mit einer bewussten Entscheidung: Sie nehmen Ihre Zeit selbst in die Hand und setzen klare Prioritäten. Dabei geht es vor allem darum, Ihre verfügbare Zeit sinnvoll einzuteilen – für Arbeit, Pausen und Erholung gleichermaßen. 

Ein wichtiger Grundsatz lautet: Planen Sie realistisch. Übervolle To-do-Listen führen oft zu Frust und dem Gefühl, nicht genug zu schaffen. Setzen Sie stattdessen auf Machbares und gönnen Sie sich Puffer für Unvorhergesehenes. 

Außerdem ist es entscheidend, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Dringende Aufgaben sind zeitkritisch, während wichtige Aufgaben langfristig zu Ihrem Erfolg beitragen. Gute Zeitmanager*innen widmen sich zuerst den Dingen, die wirklich zählen – auch wenn sie nicht immer sofort drängen. 

Ein weiterer Schlüssel liegt in der Konzentration auf eine Sache. Multitasking mag verlockend klingen, kostet Sie aber oft mehr Energie und Zeit, als wenn Sie eine Aufgabe nach der anderen angehen. Arbeiten Sie daher in Blöcken und gönnen Sie sich dazwischen Pausen, um Ihre Akkus wieder aufzuladen. Denken Sie daran: Sie sind keine Maschine, sondern ein Mensch. 

Mit diesen Prinzipien legen Sie die Basis für erfolgreiches Zeitmanagement – die passenden Methoden, um diese Grundsätze umzusetzen, stellen wir Ihnen im nächsten Abschnitt vor. 

Zeitmanagement-Methoden gibt es viele, doch nicht jede passt zu jedem Arbeitsstil oder zu jeder Persönlichkeit. Probieren Sie aus, welche in Ihrem Alltag am besten funktioniert.  

Wichtig ist, nicht alles auf einmal umzusetzen. Testen Sie sie nacheinander und gehen Sie zügig in die Umsetzung – ohne sich im Planen oder der Gestaltung von Tools zu verlieren. Denn ein perfekter Kalender oder eine kunstvoll verzierte To-do-Liste bringen wenig, wenn Sie nicht ins Tun kommen. 

Hier sind neun bewährte Methoden, die Sie ausprobieren können: 

1. Kalender nutzen – analog oder digital 

Ein Kalender ist das Herzstück Ihres Zeitmanagements. Ob handschriftlich, kreativ gestaltet oder digital synchronisiert – er hilft Ihnen, Termine und Aufgaben zentral zu organisieren. Mit einem gut geführten Kalender vermeiden Sie, Dinge zu übersehen, und haben alle relevanten Informationen an einem Ort. Digitale Tools punkten mit Funktionen wie Erinnerungen, Schnittstellen zu Buchungssystemen und Synchronisation auf mehreren Geräten. Aber wenn Sie mit einem handschriftlichen Kalender besser klarkommen, dann nutzen Sie den. Hauptsache, es funktioniert für Sie. 

2. To-do-Listen – einfach und effektiv 

To-do-Listen sind unschlagbare Helfer, um den Überblick zu behalten. Wichtig dabei: Halten Sie Ihre Listen übersichtlich und priorisieren Sie die Aufgaben. Nicht alles muss sofort erledigt werden. Überlegen Sie, welche Punkte delegierbar sind oder mehr Zeit haben, und planen Sie realistisch, was an einem Tag machbar ist. Es hat sich bewährt, jeden Arbeitstag damit abzuschließen, eine To-do-Liste für den nächsten Tag zu erstellen – und diese dann möglichst nicht mehr zu ergänzen. Denn nur dann stellt sich das wohlige Gefühl ein, eine Aufgabe nach der anderen abzuhaken und am Ende des Arbeitstages alles geschafft zu haben.  

3. Die Eisenhower-Matrix 

Diese Methode hilft Ihnen, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. 

• Wichtig und dringend: sofort erledigen 
• Wichtig, aber nicht dringend: einplanen 
• Dringend, aber nicht wichtig: delegieren 
• Weder wichtig noch dringend: weglassen 

Mit dieser Matrix priorisieren Sie effizient und schaffen Raum für die wirklich entscheidenden Aufgaben. 

4. Pareto-Prinzip – die 80/20-Regel 

Nach dem Pareto-Prinzip erzielen Sie 80 Prozent Ihrer Ergebnisse in 20 Prozent Ihrer Zeit. Für die restlichen 20 Prozent wiederum müssten Sie 80 Prozent Ihrer Zeit aufbringen – lohnt sich das? Konzentrieren Sie sich in Ihrer produktivsten Phase auf die wichtigsten Aufgaben und akzeptieren Sie, dass nicht alles perfekt sein muss. Bei vielen Aufgaben sind 80 Prozent mehr als genug.  

Diese Methode hilft Ihnen, Ihre Energie gezielt einzusetzen, ohne sich in Kleinigkeiten zu verlieren und am Streben nach Perfektion zu scheitern.  

5. ABC-Methode – klare Prioritäten setzen 

Ähnlich wie die Eisenhower-Matrix teilt diese Methode Aufgaben in drei Kategorien: 

• A-Aufgaben: Dringend und wichtig, sofort erledigen. 
• B-Aufgaben: Weniger dringend, später angehen. 
• C-Aufgaben: Am wenigsten wichtig, bei Bedarf verschieben oder delegieren. 
  Nutzen Sie Farben oder Markierungen, um Ihre Liste schnell zu überblicken. 

6. 10-10-10-Methode – weitsichtige Entscheidungen treffen 

Diese Methode hilft Ihnen, Entscheidungen langfristig zu bewerten. Fragen Sie sich: 

• Welche Auswirkungen hat meine Entscheidung in 10 Minuten? 
• Welche in 10 Monaten? 
• Welche in 10 Jahren? 

So vermeiden Sie, nur kurzfristig zu denken, und treffen nachhaltige Entscheidungen. 

7. ALPEN-Methode – strukturierte Tagesplanung 

Diese Methode bringt Struktur in Ihren Tag: 

• Aufgaben notieren 
• Länge schätzen 
• Pufferzeiten einplanen 
• Entscheidungen treffen 
• Nachkontrolle durchführen 

Mit einer klaren Planung und regelmäßigen Anpassungen behalten Sie den Überblick, auch wenn Unvorhergesehenes passiert. 

Falls Sie sich fragen, was das mit den Alpen zu tun hat: Lesen Sie die Anfangsbuchstaben von oben nach unten – dann wissen Sie’s.  

8. Eat the Frog – Unangenehmes zuerst 

Starten Sie Ihren Tag mit der schwierigsten oder unangenehmsten Aufgabe. Ist dieser Frosch erst einmal geschluckt, fällt der Rest des Tages leichter, und Sie können mit einem Erfolgserlebnis durchstarten. 

9. Arbeiten in Rhythmen Pomodoro-Technik & 60-60-30-Methode 

Arbeitsrhythmen fördern Ihre Konzentration, indem Sie zwischen Phasen intensiver Arbeit und Pausen wechseln. 

• Pomodoro-Technik: Arbeiten Sie in 25-Minuten-Blöcken, gefolgt von 5 Minuten Pause. Nach vier Durchgängen gönnen Sie sich eine längere Pause. 
• 60-60-30-Methode: Arbeiten Sie zweimal 50 Minuten konzentriert mit jeweils 5 Minuten Pause. Danach folgt eine längere Erholungspause von 30 Minuten. 

Diese Methode fördert die Konzentration und hilft, Ablenkungen zu minimieren. Sie ist besonders geeignet, wenn Sie Aufgaben vor sich haben, für die Sie sich über einen längeren Zeitraum konzentrieren müssen.  

Mit diesen neun Methoden können Sie Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten. Probieren Sie aus, welche für Sie funktioniert – und kombinieren Sie sie bei Bedarf. So finden Sie Ihren eigenen Weg, Zeit und Aufgaben in den Griff zu bekommen. 

Gutes Selbst- und Zeitmanagement wird einfacher, wenn Sie die richtigen Tools nutzen. Sie können Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten, Ihre Aufgaben zu priorisieren und Ihre Zeit effektiv zu planen. Hier sind einige der beliebtesten Kategorien: 

• Kalender-Apps: Digitale Kalender (z. B. Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender) bieten praktische Funktionen wie Erinnerungen, Terminplanung und Synchronisation über mehrere Geräte. Mit farblichen Markierungen können Sie verschiedene Bereiche Ihres Lebens – Arbeit, Familie, Freizeit – übersichtlich trennen. 
• To-do-Listen-Apps: Anwendungen wie Todoist, Microsoft To Do oder Trello helfen Ihnen, Aufgaben zu organisieren und nach Prioritäten zu sortieren. Viele dieser Tools ermöglichen es, Listen mit anderen zu teilen oder Projekte in kleinere Schritte zu unterteilen. 
• Projektmanagement-Software: Für größere Vorhaben oder Teams eignen sich Plattformen wie Asana, Monday oder Notion. Sie bieten umfangreiche Funktionen, um Aufgaben, Deadlines und Fortschritte im Blick zu behalten. 
• Zeittracking-Tools: Mit Programmen wie Toggl oder Clockify können Sie genau erfassen, wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben verwenden. Das ist hilfreich, um Zeitfresser zu erkennen und Ihre Abläufe zu optimieren. 
• Fokus-Apps: Tools wie Forest oder Focus Booster unterstützen Sie dabei, konzentriert zu bleiben. Viele basieren auf der Pomodoro-Technik und bieten Timer, die Arbeits- und Pausenzeiten strukturieren. 
• Mindmapping-Software: Programme wie MindMeister oder XMind helfen, Ideen zu sortieren und Pläne visuell zu gestalten – ideal, um den Kopf freizubekommen und klare Strukturen zu schaffen. 

Auch hier gilt wieder: Setzen Sie nicht alles gleichzeitig ein, sonst verlieren Sie vermutlich nur noch mehr Zeit. Denken Sie daran: Ein Tool soll Ihre Arbeit erleichtern, nicht komplizierter machen.   

in Wochenplan ist ein einfaches, aber mächtiges Werkzeug, um den Überblick über Ihre Aufgaben und Ziele zu behalten. Mit einer klaren Struktur schaffen Sie nicht nur Ordnung in Ihrem Alltag, sondern sorgen auch dafür, dass Sie Ihre Zeit optimal nutzen – ohne wichtige Aufgaben zu vergessen oder in Stress zu geraten. 

So erstellen Sie eine Wochenplan-Vorlage 

1. Wichtige Aufgaben zuerst eintragen: 
   Beginnen Sie mit den Aufgaben, die hohe Priorität haben. Nutzen Sie dazu Methoden wie die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Methode, um wichtige und dringende von weniger relevanten Aufgaben zu unterscheiden. 
2. Feste Termine einplanen: 
   Notieren Sie Meetings, Kundengespräche, Abgabefristen und andere fixe Termine. Diese geben Ihrer Woche den Rahmen und helfen, realistisch zu planen. 
3. Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten festlegen: 
   Reservieren Sie feste Zeitfenster für fokussiertes Arbeiten – ohne Ablenkungen. Diese Blöcke sollten für die wichtigsten Aufgaben genutzt werden, idealerweise zu Tageszeiten, an denen Sie am produktivsten sind. 
4. Pufferzeiten einfügen: 
   Lassen Sie bewusst Lücken zwischen Terminen oder Aufgaben, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können. So vermeiden Sie Stress und behalten die Kontrolle. 
5. Pausen einplanen: 
   Vergessen Sie nicht, regelmäßig Pausen einzulegen. Auch kurze Unterbrechungen von 5–10 Minuten können Ihre Konzentration steigern und Ihre Energie auffrischen. 
6. Freizeit und Erholung nicht vergessen: 
   Planen Sie Zeit für Hobbys, Familie und Erholung ein. Ein guter Wochenplan schafft nicht nur Raum für Arbeit, sondern auch für die Dinge, die Ihnen Freude machen. 

Ihr Wochenplan sollte nicht nur die dringendsten Aufgaben abdecken, sondern auch Raum für die drei zentralen Rollen eines Unternehmers schaffen: 

• Der Visionär: In dieser Rolle entwickeln Sie Ideen und Strategien für die Zukunft Ihres Unternehmens. Sie überlegen, wie sich Ihre Angebote weiterentwickeln können, beobachten den Markt und setzen langfristige Ziele. 
• Der Fachmann: Hier widmen Sie sich dem Kern Ihrer Tätigkeit – sei es die Produktion, der Kundenservice oder die kreative Arbeit. Das Fachliche ist oft der Teil, in dem Unternehmer*innen sich am sichersten fühlen und der den Großteil der Arbeitszeit einnimmt. 
• Der Manager: In dieser Rolle organisieren und steuern Sie Abläufe. Dazu gehört die Koordination Ihres Teams (falls vorhanden), die Finanzplanung oder das Überprüfen von Prozessen. 

Wie viel Zeit Sie jeder Rolle widmen, hängt von Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Unternehmensphase ab. Gründer*innen etwa verbringen im Allgemeinen mehr Zeit mit Visionärs- und Facharbeit, während wachsende Unternehmen mehr Management erfordern. Hauptsache Sie verstehen, dass keine dieser Rollen komplett vernachlässigt werden darf – ein Unternehmen braucht alle drei, um langfristig erfolgreich zu sein. 

Nehmen Sie sich jede Woche einen Moment Zeit, um Ihren Plan zu reflektieren: Haben Sie die Balance zwischen Vision, Facharbeit und Organisation gefunden? Wenn nicht, passen Sie Ihre Planung an. So sichern Sie nicht nur den Erfolg Ihres Unternehmens, sondern auch Ihre eigene Zufriedenheit als Unternehmer*in.