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Als Kleinunternehmer*in oder Soloselbstständige*r kennen Sie das Gefühl: Der Tag hat immer zu wenig Stunden, die To-do-Liste wird immer länger, und überall brennt es gleichzeitig. Besonders in schwierigen Zeiten, wenn die Geschäfte nicht wie geplant laufen, ist der Druck enorm. Doch genau dann ist ein gutes Zeitmanagement gefragt, um mit klarem Kopf die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Dieser Text zeigt Ihnen, wie Sie Prioritäten setzen, wichtige von unwichtigen Aufgaben unterscheiden und Zeit für sich selbst finden. Denn auch das ist wichtig: Pausen einlegen und rechtzeitig Feierabend machen, damit Sie Ihre Akkus aufladen können.
Kostenfreie Beratung für Hamburger Selbstständige und Kleinunternehmer*innen
Selbstmanagement und Zeitmanagement werden oft in einem Atemzug genannt, aber sie sind nicht dasselbe. Während Zeitmanagement vor allem Werkzeuge und Methoden bietet, um Ihre Aufgaben effizient zu organisieren, geht es beim Selbstmanagement um Ihre Fähigkeit, sich selbst zu führen und bewusst Prioritäten zu setzen.
Selbstmanagement bedeutet, die eigenen Ziele, Werte und Bedürfnisse zu kennen und entsprechend zu handeln. Es umfasst Ihre innere Haltung, Ihre Motivation und die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren. Besonders in Krisensituationen ist Selbstmanagement unverzichtbar: Es hilft Ihnen, den Kopf über Wasser zu halten, sich nicht von Ablenkungen treiben zu lassen und trotz Stress anstehenden Aufgaben gelassen und eine nach der anderen abzuarbeiten.
Ein starkes Selbstmanagement ist die Grundlage für erfolgreiches Zeitmanagement. Denn nur, wenn Sie sich selbst klar sind, was wirklich wichtig ist, können Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen. Die beiden Bereiche greifen ineinander, aber sie haben unterschiedliche Schwerpunkte.
Zeitmanagement umfasst alle Strategien und Methoden, mit denen Sie Ihre Zeit effektiv nutzen können. Der Tag hat nur 24 Stunden – und ein Großteil davon sollte Dingen wie Schlaf, Essen und Freizeit vorbehalten sein. Deshalb ist es entscheidend, Ihre Arbeitszeit so zu gestalten, dass Sie produktiv bleiben, ohne sich zu überfordern.
Ein gutes Zeitmanagement hilft Ihnen, Ihre Aufgaben realistisch zu planen und strukturiert anzugehen. Es sorgt dafür, dass Sie konzentriert und ablenkungsfrei arbeiten können, ohne wichtige Pausen zu vernachlässigen. So vermeiden Sie Überlastung, reduzieren den Hang zur „Aufschieberitis“ (Prokrastination) und schaffen Freiräume für das, was wirklich zählt – beruflich wie privat.
Ob Sie Ihre Arbeitszeit verkürzen, mehr Übersicht gewinnen oder einfach weniger Zeit mit unwichtigen Dingen verschwenden wollen: Mit den passenden Zeitmanagement-Methoden kommen Sie Ihren Zielen näher und behalten den Überblick, auch wenn es mal stressig wird.
Als Selbstständige*r genießen Sie viele Freiheiten – aber diese bringen auch große Verantwortung mit sich. Ohne Arbeitszeiterfassung oder Vorgesetzte sind Sie allein dafür verantwortlich, Ihren Alltag zu strukturieren. Das kann sehr herausfordernd sein: Viele Selbstständige jonglieren zahlreiche Aufgaben gleichzeitig und kämpfen dabei gegen Ablenkungen oder die Versuchung, unangenehme Dinge aufzuschieben. Vielleicht kennen Sie das: Eine Aufgabe, die nur wenige Stunden dauern sollte, zieht sich bis spät in die Nacht. Oder Sie stehen vor so vielen To-dos, dass Sie gar nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. In solchen Momenten sind klare Strukturen und gute Zeit- und Selbstmanagement-Methoden Gold wert.
Der Alltag von Selbstständigen steckt voller Stolperfallen, die ein effektives Zeitmanagement oft erschweren. Zu den größten Hindernissen gehören:
Diese Dinge rauben unnötig Zeit und Energie. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Strategien und einer bewussten Planung lassen sich viele dieser Hindernisse aus dem Weg räumen.
Gutes Zeitmanagement beginnt mit einer bewussten Entscheidung: Sie nehmen Ihre Zeit selbst in die Hand und setzen klare Prioritäten. Dabei geht es vor allem darum, Ihre verfügbare Zeit sinnvoll einzuteilen – für Arbeit, Pausen und Erholung gleichermaßen.
Ein wichtiger Grundsatz lautet: Planen Sie realistisch. Übervolle To-do-Listen führen oft zu Frust und dem Gefühl, nicht genug zu schaffen. Setzen Sie stattdessen auf Machbares und gönnen Sie sich Puffer für Unvorhergesehenes.
Außerdem ist es entscheidend, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Dringende Aufgaben sind zeitkritisch, während wichtige Aufgaben langfristig zu Ihrem Erfolg beitragen. Gute Zeitmanager*innen widmen sich zuerst den Dingen, die wirklich zählen – auch wenn sie nicht immer sofort drängen.
Ein weiterer Schlüssel liegt in der Konzentration auf eine Sache. Multitasking mag verlockend klingen, kostet Sie aber oft mehr Energie und Zeit, als wenn Sie eine Aufgabe nach der anderen angehen. Arbeiten Sie daher in Blöcken und gönnen Sie sich dazwischen Pausen, um Ihre Akkus wieder aufzuladen. Denken Sie daran: Sie sind keine Maschine, sondern ein Mensch.
Mit diesen Prinzipien legen Sie die Basis für erfolgreiches Zeitmanagement – die passenden Methoden, um diese Grundsätze umzusetzen, stellen wir Ihnen im nächsten Abschnitt vor.
Zeitmanagement-Methoden gibt es viele, doch nicht jede passt zu jedem Arbeitsstil oder zu jeder Persönlichkeit. Probieren Sie aus, welche in Ihrem Alltag am besten funktioniert.
Wichtig ist, nicht alles auf einmal umzusetzen. Testen Sie sie nacheinander und gehen Sie zügig in die Umsetzung – ohne sich im Planen oder der Gestaltung von Tools zu verlieren. Denn ein perfekter Kalender oder eine kunstvoll verzierte To-do-Liste bringen wenig, wenn Sie nicht ins Tun kommen.
Hier sind neun bewährte Methoden, die Sie ausprobieren können:
1. Kalender nutzen – analog oder digital
Ein Kalender ist das Herzstück Ihres Zeitmanagements. Ob handschriftlich, kreativ gestaltet oder digital synchronisiert – er hilft Ihnen, Termine und Aufgaben zentral zu organisieren. Mit einem gut geführten Kalender vermeiden Sie, Dinge zu übersehen, und haben alle relevanten Informationen an einem Ort. Digitale Tools punkten mit Funktionen wie Erinnerungen, Schnittstellen zu Buchungssystemen und Synchronisation auf mehreren Geräten. Aber wenn Sie mit einem handschriftlichen Kalender besser klarkommen, dann nutzen Sie den. Hauptsache, es funktioniert für Sie.
2. To-do-Listen – einfach und effektiv
To-do-Listen sind unschlagbare Helfer, um den Überblick zu behalten. Wichtig dabei: Halten Sie Ihre Listen übersichtlich und priorisieren Sie die Aufgaben. Nicht alles muss sofort erledigt werden. Überlegen Sie, welche Punkte delegierbar sind oder mehr Zeit haben, und planen Sie realistisch, was an einem Tag machbar ist. Es hat sich bewährt, jeden Arbeitstag damit abzuschließen, eine To-do-Liste für den nächsten Tag zu erstellen – und diese dann möglichst nicht mehr zu ergänzen. Denn nur dann stellt sich das wohlige Gefühl ein, eine Aufgabe nach der anderen abzuhaken und am Ende des Arbeitstages alles geschafft zu haben.
3. Die Eisenhower-Matrix
Diese Methode hilft Ihnen, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren.
Mit dieser Matrix priorisieren Sie effizient und schaffen Raum für die wirklich entscheidenden Aufgaben.
4. Pareto-Prinzip – die 80/20-Regel
Nach dem Pareto-Prinzip erzielen Sie 80 Prozent Ihrer Ergebnisse in 20 Prozent Ihrer Zeit. Für die restlichen 20 Prozent wiederum müssten Sie 80 Prozent Ihrer Zeit aufbringen – lohnt sich das? Konzentrieren Sie sich in Ihrer produktivsten Phase auf die wichtigsten Aufgaben und akzeptieren Sie, dass nicht alles perfekt sein muss. Bei vielen Aufgaben sind 80 Prozent mehr als genug.
Diese Methode hilft Ihnen, Ihre Energie gezielt einzusetzen, ohne sich in Kleinigkeiten zu verlieren und am Streben nach Perfektion zu scheitern.
5. ABC-Methode – klare Prioritäten setzen
Ähnlich wie die Eisenhower-Matrix teilt diese Methode Aufgaben in drei Kategorien:
6. 10-10-10-Methode – weitsichtige Entscheidungen treffen
Diese Methode hilft Ihnen, Entscheidungen langfristig zu bewerten. Fragen Sie sich:
So vermeiden Sie, nur kurzfristig zu denken, und treffen nachhaltige Entscheidungen.
7. ALPEN-Methode – strukturierte Tagesplanung
Diese Methode bringt Struktur in Ihren Tag:
Mit einer klaren Planung und regelmäßigen Anpassungen behalten Sie den Überblick, auch wenn Unvorhergesehenes passiert.
Falls Sie sich fragen, was das mit den Alpen zu tun hat: Lesen Sie die Anfangsbuchstaben von oben nach unten – dann wissen Sie’s.
8. Eat the Frog – Unangenehmes zuerst
Starten Sie Ihren Tag mit der schwierigsten oder unangenehmsten Aufgabe. Ist dieser Frosch erst einmal geschluckt, fällt der Rest des Tages leichter, und Sie können mit einem Erfolgserlebnis durchstarten.
9. Arbeiten in Rhythmen Pomodoro-Technik & 60-60-30-Methode
Arbeitsrhythmen fördern Ihre Konzentration, indem Sie zwischen Phasen intensiver Arbeit und Pausen wechseln.
Diese Methode fördert die Konzentration und hilft, Ablenkungen zu minimieren. Sie ist besonders geeignet, wenn Sie Aufgaben vor sich haben, für die Sie sich über einen längeren Zeitraum konzentrieren müssen.
Mit diesen neun Methoden können Sie Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten. Probieren Sie aus, welche für Sie funktioniert – und kombinieren Sie sie bei Bedarf. So finden Sie Ihren eigenen Weg, Zeit und Aufgaben in den Griff zu bekommen.
Kostenfreie Beratung für Hamburger Selbstständige und Kleinunternehmer*innen
Gutes Selbst- und Zeitmanagement wird einfacher, wenn Sie die richtigen Tools nutzen. Sie können Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten, Ihre Aufgaben zu priorisieren und Ihre Zeit effektiv zu planen. Hier sind einige der beliebtesten Kategorien:
Auch hier gilt wieder: Setzen Sie nicht alles gleichzeitig ein, sonst verlieren Sie vermutlich nur noch mehr Zeit. Denken Sie daran: Ein Tool soll Ihre Arbeit erleichtern, nicht komplizierter machen.
in Wochenplan ist ein einfaches, aber mächtiges Werkzeug, um den Überblick über Ihre Aufgaben und Ziele zu behalten. Mit einer klaren Struktur schaffen Sie nicht nur Ordnung in Ihrem Alltag, sondern sorgen auch dafür, dass Sie Ihre Zeit optimal nutzen – ohne wichtige Aufgaben zu vergessen oder in Stress zu geraten.
So erstellen Sie eine Wochenplan-Vorlage
Ihr Wochenplan sollte nicht nur die dringendsten Aufgaben abdecken, sondern auch Raum für die drei zentralen Rollen eines Unternehmers schaffen:
Wie viel Zeit Sie jeder Rolle widmen, hängt von Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Unternehmensphase ab. Gründer*innen etwa verbringen im Allgemeinen mehr Zeit mit Visionärs- und Facharbeit, während wachsende Unternehmen mehr Management erfordern. Hauptsache Sie verstehen, dass keine dieser Rollen komplett vernachlässigt werden darf – ein Unternehmen braucht alle drei, um langfristig erfolgreich zu sein.
Nehmen Sie sich jede Woche einen Moment Zeit, um Ihren Plan zu reflektieren: Haben Sie die Balance zwischen Vision, Facharbeit und Organisation gefunden? Wenn nicht, passen Sie Ihre Planung an. So sichern Sie nicht nur den Erfolg Ihres Unternehmens, sondern auch Ihre eigene Zufriedenheit als Unternehmer*in.
Sie sind hauptberuflich selbstständig, und in Teilzeit angestellt, studieren oder kümmern sich um die Familie? Dann ist gutes Zeitmanagement besonders wichtig für Sie! Denn es kostet viel Anstrengung, sich nach der Arbeit, der Uni oder der Betreuung der Kinder noch einmal aufzuraffen und für die Selbstständigkeit aktiv zu werden. Ein gutes Zeitmanagement hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und in wenigen Stunden viel zu erreichen.
Worauf Sie achten sollten, wenn Sie mehrere Tätigkeiten unter einen Hut bringen wollen oder müssen:
Mit einem durchdachten Zeitmanagement schaffen Sie es, Beruf, Familie und Selbstständigkeit miteinander zu vereinbaren – und dabei Ihre Ziele konsequent zu verfolgen, ohne sich zu überlasten.
Selbstmanagement lernen: Kostenloses Webinar Getting Things Done
Nutzen Sie die Gelegenheit, in einer einstündigen Online-Sprechstunde mehr über Selbstmanagement zu erfahren! Hier lernen Sie die Methode "Getting Things Done" kennen und erhalten praktische Tipps, wie Sie Aufgaben strukturieren, Prioritäten setzen und Prokrastination überwinden können.
Anmeldung: Registrieren Sie sich kostenlos auf der Gründerplattform, um den Zoom-Link zu erhalten. Die Teilnahme ist kostenfrei!
Der interaktive Ablauf dieser Sprechstunde gibt Ihnen nicht nur wertvolles Wissen an die Hand, sondern auch konkrete Strategien, um Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
Pausen sind kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit – besonders für Selbstständige, die oft das Gefühl haben, ständig erreichbar und produktiv sein zu müssen. Doch wer ohne Unterbrechung arbeitet, läuft Gefahr, auszubrennen und unkonzentriert zu werden. Unser Gehirn kann nicht ununterbrochen Höchstleistung bringen. Nach etwa 60 bis 90 Minuten konzentrierter Arbeit beginnt die Leistungskurve abzuflachen. Wenn Sie trotzdem weitermachen, steigt das Risiko für Fehler, und die Arbeit dauert insgesamt länger.
Mit diesen Tipps können Sie Pausen sinnvoll gestalten:
Tools wie Timer-Apps (z. B. für die Pomodoro-Technik) erinnern Sie daran, rechtzeitig Pausen einzulegen. Nutzen Sie Ihren Kalender, um auch längere Auszeiten bewusst zu planen. Wichtig ist, sich nicht von vermeintlich „wichtigen“ Aufgaben abhalten zu lassen – Ihre Erholung hat Priorität.
Viele Selbstständige kämpfen mit schlechtem Gewissen, wenn sie sich eine Pause gönnen. Doch denken Sie daran: Eine produktive Pause ist keine verlorene Zeit, sondern ein Invest in Ihre Leistungsfähigkeit. Sie arbeiten effizienter und kommen mit frischer Energie schneller ans Ziel.
Pausenmanagement bedeutet nicht, weniger zu arbeiten – sondern klüger. Nehmen Sie Ihre Pausen ernst, und beobachten Sie, wie sich Ihr Fokus und Ihre Zufriedenheit spürbar verbessern.
„Die Community war total unterstützend. Ich habe zu allen ein sehr persönliches Verhältnis aufgebaut.“
Ein gutes Zeit- und Selbstmanagement ist der Schlüssel, um als Selbstständige*r erfolgreich und stressfrei zu arbeiten. Mit klaren Prioritäten, realistischen Plänen und bewusster Pausengestaltung schaffen Sie mehr Freiraum – beruflich wie privat.
Zum Selbstmanagement gehört die Fähigkeit, sich selbst zu führen, Ziele zu setzen und Prioritäten bewusst zu treffen. Es umfasst die innere Haltung, Motivation und Selbstorganisation sowie die Fähigkeit, Ablenkungen zu vermeiden und trotz Stress fokussiert zu arbeiten.
Verbessern Sie Ihr Selbstmanagement, indem Sie Ihre Ziele, Werte und Bedürfnisse klar definieren. Arbeiten Sie an Ihrer inneren Haltung und Motivation und setzen Sie bewusst Prioritäten. Planen Sie realistisch, schaffen Sie klare Strukturen und nutzen Sie bewährte Methoden wie die ALPEN-Methode oder die Eisenhower-Matrix, um fokussiert zu bleiben.
Ein strukturierter Wochenplan hilft Ihnen, Ihre Arbeit realistisch zu planen und eine gesunde Balance zwischen Produktivität und Erholung zu finden. Planen Sie fixe Termine wie Meetings oder Abgabefristen als Orientierungspunkte ein. Reservieren Sie für Zeitblöcke für Managementaufgaben, für Facharbeit und für die visionäre Entwicklung Ihres Unternehmens. Nutzen Sie Methoden wie die Eisenhower-Matrix oder das Pareto-Prinzip, um Aufgaben zu priorisieren und zügig abzuarbeiten.
Ein guter Zeitplan sollte auch Pausen und Freizeit berücksichtigen. Ziel ist es, produktiv zu arbeiten, ohne sich zu überlasten. Dabei ist die genaue Stundenzahl individuell und hängt von der persönlichen Belastbarkeit ab. Wenn Sie neben Ihrer Selbstständig noch einen festen Job haben, sich um die Familie kümmern oder ein Studium absolvieren, sollten Sie sich nicht zu viel vornehmen. Sonst brennen Sie aus.
Häufige Hindernisse sind Prokrastination, unklare Prioritäten, Ablenkungen, Perfektionismus und das Ignorieren notwendiger Pausen. Diese Zeitfresser rauben unnötig Energie und Fokus.
Sprechen Sie mit unseren Berater*innen über Ihre Situation, um zu klären, wie Sie aus der Krise kommen und was die nächsten Schritte sind.
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